Responsable du pôle accueil-standard courrier

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Au sein du bureau logistique immobilier du secrétariat général commun départemental de l’Ariège, vous serez responsable du pôle Accueil-Courrier et encadrerez une équipe de 6 agents

Responsable de l’accueil général :
- Coordonner, organiser et animer les services d’accueil-standard, du courrier et du point d’accueil numérique (PAN)
- Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux usagers et la sécurité de l’accueil
- Prendre en charge les accueils difficiles et conflictuels
- Évaluer la qualité de l’accueil au moyen d’indicateurs, du suivi qualitatif et quantitatif
- Mettre en œuvre les mesures d’amélioration de l’accueil dans le cadre de QualiATE
- Organiser le planning de présence des agents d’accueil en préfecture et DDI selon les horaires d’ouvertures des sites, les flux et les absences
- Planifier les rendez-vous du PAN
- Être impliqué dans la gestion du SSI en lien avec les autres intervenants
- Remise et collecte d’enquêtes de satisfaction des usagers

Chargé(e) d’accueil et d’information :
- Assurer l’accueil téléphonique : réceptionner et transférer les appels dans les services ; gérer les appels en cas d’absence d’un secrétariat
- Accueillir et orienter le public, prévenir les services des arrivées des RDV
- Donner des renseignements généraux de premier niveau
- Prendre les messages en cas d’absence et transférer au service concerné, soit par mail, soit par écrit
- Réceptionner les colis et donner l’information au destinataire
- Faire respecter les règles de sécurité et surveillance des accès dans le cadre du plan vigilance VIGIPIRATE
- Distribuer les badges provisoires contre remise de pièce d’identité (pour personnes invitées, identifiées et autorisées par les services)
- Prévenir obligatoirement les agents du pôle technique du SGCD en cas d’intervention d’entreprises extérieures ou de maintenance.

Chargé(e) de la coordination du courrier :
- Organiser le remplacement de l’agent en cas d’absence pour assurer la continuité du service
- Réception, traitement, ventilation du courrier réceptionné pour tous les sites
- Tri et affranchissement du courrier « départ » pour tous les sites
- Enregistrement des recommandés avec accusé de réception et des lettres « suivi » dans un logiciel spécifique
- Réalisation de l’envoi hebdomadaire général vers les maires du département, établissements publics de coopération intercommunale et syndicats
- Réception d’actes de collectivités dans le cadre du contrôle de légalité

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

Assurer l’intérim téléphonique entre les sites DDT, DDETSPP et Préfecture pour nécessité de service.
Appuyer le service et participer aux tâches logistiques diverses pour assurer la continuité de service
Présence obligatoire pendant les horaires d’ouverture au public
Prise de congés en lien avec les collègues des autres sites
Missions non télétravaillables

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - requis
- Technique d’accueil / niveau maîtrise - requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis

Savoir-faire :
- Savoir s’exprimer avec aisance / niveau pratique - requis
- Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
- Savoir analyser / niveau maîtrise - requis

Savoir- être :
- Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
- Savoir communiquer et s’adapter au différents publics / niveau maîtrise - requis
- Savoir prendre des initiatives / niveau maîtrise - requis
- Savoir rendre compte / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Possibilité d’évolution vers des responsabilités supérieures

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles.

Il comprend 3 services : le service des ressources humaines, le service budget, achats, logistique, immobilier et le service numérique.

Composition et effectifs du service

Le service budget-achat/ logistique -immobilier de 17 etp : 1 catégorie A – 5 catégories B et 10catégories C.

Il est composé de deux unités :

budget-achat (2 B et 1 C)
logistique-immobilier (3 B et 9 C)
- pole technique 3 agents (1B-2C)
- pole accueil courrier 7 agents (1B-6 C)

Liaisons hiérarchiques

L’agent est sous l’autorité hiérarchique du (de la) responsable de l’unité logistique -immobilier auquel il devra rendre compte de son activité. En cas d’absence, l’autorité hiérarchique sera le (la) chef du service SBALI.

Liaisons fonctionnelles
Il entretient des relations fonctionnelles avec les services bénéficiaires, les référents de proximité en DDI, les agents du périmètre SGCD, les autres services du SGCD.

En contact avec les usagers, les élus et les entreprises.