Assistant du directeur général (h/f)

Description du poste :
Au sein de la Direction régionale Ile de France sur un périmètre principalement centré sur les locaux de la société siège IDF, vous interviendrez sur les missions suivantes :
Moyens généraux / Infrastructures :
-Gestion administrative
-Back-up de la gestion du parc automobile avec la Responsable du parc
-Procéder au déploiement des plans de prévention, engagement RGPD et éthiques et de la sûreté.
-Mettre à jour le suivi des baux immobiliers des agences de la région
-Organiser les espaces de travail : Mobilier, cloisons, espaces détente et salles de convivialité
-Gestion des commandes et factures (matériel, fournitures, consommables, cartes de visite ..)
-Négociation des achats avec les fournisseurs
-Suivre les interventions et réceptionner des travaux d'aménagement avec les équipes techniques
-Gestion du parc téléphonique de la région IDF
-Gérer l'exploitation des machines à imprimer/affranchir (Commandes des cartouches toner, ; relevé des compteurs, suivi du SAV)
-Création des badges (accès internes, externes)
-Gérer et suivre le tri sélectif et contrats associés
-Gérer et suivre les approvisionnements liés aux moyens généraux
-Suivre les contrats des locaux de la région (Défibrillateurs, fontaines à eau, espaces verts, nettoyage.etc)
-Organiser les réunions et formations au sein de la Direction Régionale
-Organiser d'évènements internes (repas d'équipe...)
Assistanat Direction Régionale :
-Assister le Directeur Régional et les Directeurs Fonctionnels (prise de RDV, courrier, organiser les déplacements.etc)
-Accueillir physiquement les rendez-vous
-Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.)
-Organisation des déplacements professionnels
Gestion et suivi et archivage de la documentation :
-Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
-Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
-Gérer les notes de frais.
-Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.).
Description du profil :
Vous justifiez impérativement d'une expérience de 2 à 4 ans sur une fonction similaire idéalement dans le secteur du transport et/ou de l'industrie.
Avec une très bonne gestion du temps et des priorités, efficace et organisé(e), vous maitrisez le pack office et vos qualités relationnelles et rédactionnelles sont avérées et reconnues.
Votre capacité d'adaptation vous permet de mener à bien vos missions et vous savez faire preuve de rigueur, de discrétion et d'autonomie dans votre travail.

Experience: Expérience exigée de 1 An(s)