Technicien administratif f/h

Notre institut de formation de Grenoble propose les formations en soins infirmiers, aides-soignants et auxiliaires de puériculture.

C'est au sein de notre site de Grenoble que nous recrutons un Technicien administratif F/H

Date de prise de poste souhaitée : 17/03/2025

Assurer le secrétariat pédagogique et administratif de la section de formation Soins infirmiers, Aides-Soignants et Auxiliaires de puériculture, en liaison avec toutes les personnes concernées : apprenants, formateurs, directions

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique :

* Gérer le standard avec suivi sur logiciel IMAGINE
* Prendre les messages et orienter le public
* Primo renseignements

Vous assurerez la réception, le traitement et la diffusion de l'information :

* Traiter le courrier départ, arrivée
* Affranchir le courrier
* Diffuser l'information en général
* Mettre à jour les écrans d'accueil

Vous assurerez la gestion administrative de la scolarité :

* Réaliser la reprographie : documents pédagogiques et administratifs
* Saisir et importer plannings des apprenants selon logiciel SoWeSign
* Mettre à jour plannings des salles sur Drive et suivi des réservations
* Suivre les bordereaux d'absence et saisir les absences sur logiciel métier (BL scolarité) et financeur (Kairos)
* Gérer les accidents du travail des apprenants
* Pointer les dossiers de sélections AS / AP / SI avant diffusion au secrétariat de section
* Suivre les dossiers de sélection incomplets
* Pointer et suivre les documents de rentrée des futurs apprenants en amont des pré-rentrées
* Participer au classement et à l'archivage des documents pédagogiques

Vous participerez à la vie du site :

* Participer à la gestion administrative des activités
* Suivre les demandes de réservation des véhicules de service
* Gérer les fournitures administratives
* Réceptionner les commandes / livraisons
* Gérer les demandes SAV : copieurs, machines boissons
* Gérer le SSI
* Participer aux évènements : JPO, salons, ..
* Participer aux réunions institutionnelles

Expérience exigée. Connaissance Pack Office et Google Drive indispensable.

SAVOIRS

* Connaitre les valeurs de la Croix-Rouge française et ses orientations stratégiques,
* Connaitre l'organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de la structure
* Connaitre l'offre et la règlementation de la formation
* Connaitre les techniques de gestion administrative et de secrétariat

SAVOIRS FAIRE TECHNIQUES

* Identifier, traiter la demande et son degré d'urgence
* Savoir hiérarchiser et organiser son activité selon les contraintes et échéances
* Maîtriser les procédures définies et validées
* Maîtriser l'environnement bureautique / informatique
* Savoir trier, classer et archiver les documents
* Rendre compte de ses activités
* Transmettre les informations
* Communiquer en s'adaptant selon les interlocuteurs internes / externes
* Mettre en œuvre les techniques d'accueil et de reformulation

SAVOIRS FAIRE RELATIONNELS

* S'adapter
* Collaborer
* Anticiper
* Communiquer
* Rendre compte à sa hiérarchie
* Faire preuve de Rigueur, Méthode
* Faire preuve d'initiative
* Gérer son Autonomie
* Faire preuve de Prise de recul et de distanciation
* Faire preuve d'équité, de loyauté
* Faire preuve de Réactivité
* Être force proposition

Experience: 2 An(s)

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

La filière formation de la Croix-Rouge française, nommée Croix-Rouge Compétence, forme chaque année des personnes dans les domaines sanitaire-social, santé-sécurité au travail ; en formation initiale, apprentissage ou VAE, ou en formation professionnelle ou par la voie de la pré qualification.