Assistant de direction / back office f/h

Votre rôle en tant qu'Assistant de Direction / Back Office F/H sera de travailler en étroite collaboration avec la direction et les autres employés pour assurer un flux de travail efficace.

Informations sur l'entreprise

A propos de notre client

Notre client, leader dans la réparation de yachts, basé à Marseille, recherche un Assistant de Direction / Back Office F/H pour un poste en intérim pouvant déboucher sur une éventuelle opportunité.

Missions

* Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance
* Répondre aux appels téléphoniques
* Gérer les e-mails et le courrier entrant, et acheminer les communications aux départements concernés
* Archivage et organisation des documents
* Gérer l'archivage et l'organisation des documents d'entreprise, y compris les contrats, les rapports et la correspondance, pour assurer un accès facile et la récupération des informations
* Préparation de documents et présentations
* Préparer des documents d'entreprise, des rapports, des présentations et d'autres matériaux nécessaires pour les réunions, les événements ou les communications internes
* Planification et coordination des réunions et événements
* Organiser des réunions, réserver des salles de réunion, gérer l'envoi d'invitations et coordonner les besoins logistiques pour les événements d'entreprise
* Gestion des fournitures de bureau
* Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, y compris le papier, les cartouches d'encre pour imprimantes, les articles de papeterie et autres matériaux nécessaires
* Support aux ressources humaines
* Fournir un soutien administratif aux activités du département des ressources humaines, comme la collecte de documents pour le recrutement, la gestion des fichiers de présence des employés
* Organisation et gestion des pratiques liées aux véhicules d'entreprise
* Tenir à jour une documentation précise sur les véhicules d'entreprise, y compris les registres de maintenance, les cartes carburant et les documents d'assurance
* Vérifier les échéances et informer les utilisateurs et l'administration
* Gestion des badges des véhicules sur site Verizone Assistance administrative générale
* Fournir un soutien administratif général, tel que répondre aux questions des employés, gérer les réservations et les rendez-vous, et effectuer d'autres tâches de routine pour assurer le bon fonctionnement du bureau
* Traitement des dépenses
* Aider à la gestion des dépenses des employés, y compris la vérification et le traitement des notes de frais et la tenue de registres précis
* Assistance dans la gestion des voyages d'affaires :
* Organiser les déplacements professionnels des employés, y compris la réservation de vols, d'hôtels et de transports, ainsi que la gestion des dépenses associées
* Assistance commerciale générale
* Assister les commandants et équipages des yachts lors de leurs arrêts pour travaux dans leurs divers besoins quotidiens
* Collaboration avec d'autres départements
* Collaborer avec d'autres départements de l'entreprise pour fournir un soutien administratif et contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise
* Gestion de la communication avec la société IGS concernant le nettoyage des bureaux
* Soutien en tant que référent du chantier pour le responsable informatique (IT Manager) concernant toutes les activités informatiques
* Planification des arrivées
* Organisation des horaires d'arrivée et des besoins logistiques pour le personnel externe
* Accueillir les nouveaux arrivants et fournir des informations de base sur l'entreprise ou les installations
* S'assurer que tous les besoins logistiques sont satisfaits, tels que les transports et les hébergements temporaires si nécessaire
* Fournir un soutien continu pendant la période de séjour de l'équipage, si nécessaire
* Gestion des commandes et des stocks
* Traitement des commandes en ligne, gestion des stocks et coordination des expéditions pour assurer une livraison rapide des produits aux clients
* Fournir un support aux clients via chat en ligne, email ou téléphone pour répondre aux questions, gérer les retours et assurer une expérience client positive

Profil du candidat

* Anglais : niveau intermédiaire ou courant
* Sens de l'organisation et rigueur
* Polyvalence et capacité à jongler entre plusieurs missions
* À l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels CRM
* Esprit d'équipe et motivation à contribuer au développement d'un projet éco-responsable

Conditions et Avantages

Salaire : 24 000€ - 32 000€ Annuel Brut
Conditions : 40heures hebdomadaire (du lundi au vendredi)

Robert Half International France SAS traite les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à .