Responsable du pôle pré-archivage

Le Département du Gers recrute un·e responsable du pôle pré-archivage, à temps complet, pour sa Direction Moyens Généraux (DMG) - Service Courrier et Documentation (Résidence administrative : Auch).

L'agent·e sera placé·e sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de service et sous l'autorité fonctionnelle de l'archiviste chargée de la collecte des services départementaux aux Archives départementales.

Gestion du pré-archivage du Département

• encadrer l’équipe du pré-archivage et organiser ses activités ;

• participer aux réunions du service documentation, courrier ;

• accompagner les services dans la gestion de leurs archives (réseau de référents archives, conseil) en appliquant les chartes d’archivage en vigueur ;

• mettre en œuvre le programme de collecte et d’éliminations ;

• répondre aux demandes d’emprunt des services de la collectivité ;

• intégrer les versements au pré-archivage dans le logiciel Thot, appliquer les délais de conservation ;

• gérer le local de conservation du pré-archivage et les salles d’archivage des services versants ;

• tenir à jour le récolement du site de pré-archivage ;

• effectuer les recherches administratives ;

• participer à la formation de l’équipe du pré-archivage ;

• participer à la sensibilisation des agents de la collectivité au pré-archivage.

Gestion des archives définitives du Département

• participer aux réunions du service Collecte et Traitement des Archives départementales ;

• collecter

• appliquer les règles du traitement scientifique

• Participer aux présidences de salle

Participation à la réflexion et à la mise en œuvre de l’archivage numérique dans la collectivité

• participation à la réflexion et à la mise en œuvre de l’archivage numérique sous la direction des Archives départementales ;

• participer aux groupes de travail qui seront constitués dans le cadre de la mise en œuvre de l’archivage numérique ;

• prioriser et coordonner les actions de pré-archivage à mener dans le cadre du projet archivage numérique ;

• assurer la veille juridique et technique ;

• accompagner les services ;

• conseiller, sensibiliser les services dans la gestion de leurs documents « papier » et « numériques » ;

• mise en place d’actions de communication ;

• mettre en place des outils et process afin d’optimiser la gestion des données de la collectivité.

• Diplôme universitaire de niveau BAC + 5 minimum en archivistique

• Connaître la déontologie du métier d’archiviste et notamment les règles de communication et de reproduction d’archives

• Connaître les règles et normes de traitement scientifique des documents papier et numériques et les appliquer

• Connaître les fonds conservés et les institutions

• Savoir organiser et rédiger un texte historique

• Etre autonome

• Connaître les outils bureautiques

• Avoir le sens du Service public et une parfaite intégrité

• Respecter le patrimoine écrit et l’exactitude historique

• Avoir le sens du travail en commun

• Avoir l’esprit concret, de la rigueur et du pragmatisme

• Savoir maîtriser les délais

Avantages :

• Adhésion au CNAS ;

• Titres restaurants ;

• Prestations sociales RH ;

• Participation financière à la mutuelle ;

• Comité des œuvres sociales ;

• Choix du cycle de travail en fonction du métier ;

• RIFSEEP ;

• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce.

Contraintes :

• Contacts avec poussière et micro-organismes ;

• Port de charges ;

• Déplacements sur l’ensemble du Département (Permis B indispensable)

• Pas de télétravail possible avec ce poste ;

• Poste évolutif : à terme, prendra également en charge l’archivage numérique.