Référent copropriété h/f

Les 1600 collaborateurs de Seqens conjuguent leurs savoir-faire sur les métiers de l'habitat social. Nos équipes s'investissent et se mobilisent pour faire de Seqens une entreprise de premier plan sur la qualité de service aux clients et le développement de notre patrimoine. Cette exigence constante favorise une culture de responsabilité et de réactivité. Elle nous conduit à rechercher des talents diversifiés. Rattaché au responsable pôle copropriétés, vous assurez le suivi des copropriétés de votre périmètre. En votre qualité d'expert, vous accompagnez les directions départementales dans le suivi d'activité et le contrôle des syndics.

Vous effectuez la veille et l'interface aux côtés des directions départementales avec la direction de la maîtrise d'ouvrage dans les opérations de montage et les opérations en développement. Vous jouez le rôle de facilitateur entre tous les acteurs participant à la gestion des immeubles en copropriété (siège et direction départementale). Vous rendez compte de votre activité au responsable de pôle copropriétés qui assure le pilotage global du service et le suivi des sujets transverses.

Gestion des appels de fonds et des budgets :
- Contrôle et saisie des appels de fonds dans l'outil ;
- Saisie des budgets votés en Assemblée Générale (AG) dans l'outil et contrôle de la cohérence par rapport à l'attendu de participation
- Point régulier avec la comptabilité pour justifier les soldes fournisseurs et s'assurer de l'équilibre des comptes
- Gestion des assemblées générales de copropriétés et conseil syndical
- Analyse des résolutions et saisie de la convocation dans l'outil
- Suivi de l'avancée des intentions de vote et relancer les différents services concernés
- Participation aux Assemblées Générales à la demande des directions immobilières et du responsable de pôle copropriété pour les cas complexes
- Création, modification des statuts, travaux importants
- Saisie dans l'outil des procès-verbaux (PV) d'AG et mise à jour des fiches patrimoine (membres du conseil syndical, mandat de syndic, budget voté, fiche travaux)
- Participation aux réunions de Conseil Syndical la première année d'un nouveau programme à la demande des Directeur immobiliers (DI)
- Participation aux réunions de Conseil Syndical en visite de site éventuel en appui de la DI si les sujets l'exigent
- Contrôle, suivi et coordination des actions internes à mettre en oeuvre à la suite du traitement du PV d'AG.

Gestion de la donnée :
- Mise à jour des informations présentes dans l'outil (date de renouvellement des syndic, tantièmes et clés de répartition, informations générales)
- Vérification annuelle des pourcentages de décomposition des appels de fonds
- Suivi des fiches travaux (avancement financier et technique) ;
- Mise à jour des lots vendus via le module dédié dans l'outil.

Création de copropriété :
- Participation avec les services partenaires (aux échanges avec les promoteurs, notaires et syndics) pour la création des copropriétés et élaboration des statuts et rédaction du règlement de copropriété ;
- Création des nouveaux programmes dans l'outil ;
- Apport d'une expertise juridique, économique et technique dans le process de création des copropriétés.

Coordination des directions départementales et des directions supports :
- En votre qualité d'expert, vous coordonnez le suivi des copropriétés entre les différentes directions : directions de la maîtrise d'ouvrage, juridique et financière.