Assisatant.administratif (h/f)

Savoir assurer un suivi administratif

- Assurer l'ensemble des taches liées aux courriers du Lieu d'Accueil et Lieu d'Accueil biset AGT : réception du courrier, suivi administratifs et enregistrement des courriers envoyés vers l'extérieur
- Assurer l'envoi des convocations, les modifications de lieux et dates de rendez-vous lorsque cela est nécessaire
- Maintenir à jour le planning de présence des travailleurs sociaux (Lieu d'Accueil, Pal Pauvreté et AGT)
- Gestion Administrative des Contrats d'Engagement Réciproque (Saisie des données sur les bases de données et/ou logiciels
- Etablir le bordereau pour l'envoi des CER au Pôle Insertion d'Arles
- Enregistrer les validations des CER
- Faire le suivi des validations avec le Conseil Départemental 13, relances si besoin
- Assurer l'enregistrement des aides et leurs envoies
- Suivre le stock des consommables du Lieu d'Accueil et établir les commandes de fournitures administratives
- Préparer statistiques et bilans
- Veille logicielle et contrôles des données qualitatives (accompagnement BRSA) saisies par les équipes

Savoir accueillir en présentiel et au téléphone les personnes en situation de précarité

- Etre à l'écoute des personnes - Instaurer un climat de confiance
- Assurer la réception téléphonique du Lieu d'Accueil et AGT, en l'absence ou l'indisponibilité des travailleurs sociaux, transmettre les messages informatiquement lorsque les destinataires de communications ne sont pas disponibles ou pas joignables
- Analyse et gestion des demandes d'information
- S'assurer de la confidentialité de certaines situations et des informations recueillies et/ou à transmettre
- Ponctuellement assurer le remplacement de l'agent d'accueil

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Environnement administratif, institutionnel et politique,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Méthode de classement et d'archivage,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.