Assistante formation (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi Le service formation appartient au service emploi-compétences, service qui regroupe le recrutement, la formation et la mobilité. Le service formation est composé de 3 agents, dont 2 assistantes. Au sein du service, vous serez chargé(e) d'assurer la gestion des actions de formation, plus particulièrement sur le volet sécurité, mais également de la gestion des stages non gratifiés. Missions / conditions d'exercice Coordonner les actions de formation en lien avec les directions et les organismes formation :

S'assurer de la mise en œuvre du plan de développement des compétences dans le cadre des formations sécurité
Recenser les besoins sur le volet sécurité en ayant un rôle de conseil auprès des directions
Assurer un rôle de conseil auprès des agents et d'information auprès des directions
Effectuer l'inscription des agents auprès des organismes de formation
Assurer la mise à jour des modes opératoires

Effectuer le suivi administratif et financier des actions de formation :

Assurer le contrôle et la transmission des pièces (convocations, attestations, diplômes....)
Gérer et suivre les devis et conventions
Saisir et suivre les formations dans le logiciel CIRIL RH
Établir et suivre les bons de commande / effectuer le suivi budgétaire
Mettre à jour et suivre les tableaux de bord simples et participer au suivi des indicateurs
Consulter les organismes pour des demandes de formation spécifiques

Assurer l'organisation matérielle et logistique des formations :

Effectuer la location de salles, de matériels
Réaliser les ouvertures et fermetures des sessions intra
Accueillir les formateurs et les stagiaires
Recueillir l'évaluation à chaud des stagiaires à la fin des formations

Gérer l'ensemble du process des stages non gratifiés :

Vérifier la conformité des demandes de stages (candidatures, conventions de stages....)
Assurer la gestion et le suivi des demandes de stages non gratifiés dans les délais impartis
Organiser l'accueil des stagiaires en lien avec les directions et les organismes de formation
Assurer le lien avec les directions et les établissements concernés
Être la référente sur l'outil dématérialisé des demandes de stage non gratifiés

Assurer une polyvalence dans l'équipe :

Assurer une information de premier niveau sur le secteur de la formation
Assurer le remplacement de la seconde assistante formation en son absence Profils recherchés Formation : Bac + 2

Compétences et qualités :
Maitrise des outils bureautique
Connaissance de la formation serait un plus
Diplomatie
Rigueur
Organisé
Qualités relationnelles
Maitrise de l'environnement territorial
Connaissances souhaitées des droits et obligations des fonctionnaires