Description de la mission
Missions et Contributions globales :
Au sein du service réhabilitation lassistant (H/F) :
Assiste les chargés dopération (H/F) dans la conduite des missions internes, dans le respect des contraintes, délais et ressources disponibles.
Contribue au fonctionnement collectif du service en assurant la communication des informations en fonction des sujets, des destinataires, de leur degré de confidentialité, tout en veillant à anticiper et traiter les priorités.
Prend en charge la préparation et le traitement de dossiers ou dévènements confiés par son responsable
Activités principales :
Préparation / Conception / Réalisation
Assure le traitement du courrier : enregistre les courriers entrants et sortants du service réhabilitation et valorisation patrimoniale
Réceptionne, filtre et traite les appels téléphoniques
Met en forme les courriers, notes et documents divers
Rédige certains courriers
Gère les rendez-vous
Assure la préparation des dossiers de consultations
Prépare les dossiers marchés et ordres de services
Vérifie la conformité des dossiers dagrément des sous-traitants et assure leur gestion
Prépare les pièces nécessaires à létablissement des dossiers dagrément des opérations
Envoie les déclarations douverture de chantier et dachèvement de travaux
Prépare les pièces nécessaires à létablissement des contrats dassurances DO/TRC (Dommage ouvrage / Tous risques chantiers)
Accomplit les démarches nécessaires aux demandes de branchements des concessionnaires
Crée un système de tri par classeur (finances, courriers, contrats, dépenses, agréments sous-traitants, etc) par programme
Aide dans la saisie des mises à jour sur le logiciel de gestion
Prépare les dossiers darchivage en fin de programme, après lannée de parfait achèvement et après clôture des comptes
Met à disposition les fournitures nécessaires au bon fonctionnement de la direction
Coordination / information
Participe au process daffichage des permis de construire, de démolir, déclarations de travaux et fait procéder à la constatation par huissier de ces affichages
Assure l'interface avec les autres directions
Suivi / contrôle / reporting
Suit les dossiers de demandes de branchements des concessionnaires
Suit les échéances administratives à respecter par programme : délai de validité des permis de construire, délai dengagement des travaux 18 mois après obtention des agréments Etat
Prend toutes les initiatives nécessaires à laide du métier de chargé dopérations en mettant toutes les veilles indispensables
Rédige les notes dinformation des locataires
Tient à jour les fiches dautocontrôle
Tient à jour les outils de reporting du service
Profil
Diplôme et Expérience professionnelle
Bac + 2/3 type BTS assistant gestion PME-PMI / MO
Une première expérience de 2/3 ans sur le même poste est demandée.
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Fourchette de salaire
33-37 k
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