Assistant en gestion administrative (h/f)

Missions :
L'assistante/assistant assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique des responsables de trois services (SPV, SFAC, SPS) et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l’établissement.
Activités :
• Assurer le secrétariat des responsables de trois services (SPV, SFAC, SPS)
• Gérer les plannings, le courrier et la messagerie des trois services
• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et technique et en vérifier la conformité
• Mettre en œuvre et vérifier l’application des procédures établies au sein des trois services et effectuer leur mise à jour
• Prendre en charge les aspects logistiques, administratifs et suivi financiers des trois services
• Participer à l’organisation logistiques des actions de sensibilisation/formation/information
• Répondre aux demandes d’informations des laboratoires, des autres services de la délégation et de l’extérieur.
• Organiser et/ou alimenter une base de données et établir des tableaux de bord.
• Conseiller les équipes de recherche et les services gestionnaires et orienter leurs demandes auprès des interlocuteurs cibles.
• Contribuer à l’élaboration de documents d’information et de promotion.
• Organiser et procéder à l’archivage des pièces administratives
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement des trois services
• Etablir les décisions de subventions ainsi que le suivi de leur justification financière pour l’ensemble des unités de la délégation.

Contexte de travail :
La personne recrutée sera affectée à la délégation régionale CNRS Provence et Corse localisée à Marseille.
La délégation Provence et Corse compte environ 160 agents et gère près de 98 unités de recherche.
L’assistante/L'assistant sera mobilisé(e) au sein de trois services comme suit :
• 40% de son temps au sein du service partenariat et valorisation (SPV). Le SPV accompagne les laboratoires dans leurs relations avec le tissu socio-économique national et international. Le SPV met ainsi en œuvre localement la politique partenariale et de valorisation de recherche du CNRS au travers des différents types de contrat.
• 40% de son temps au sein du service finances, achats et comptabilité (SFAC). Le SFAC apporte son appui en matière budgétaire, financière et comptable aux unités et aux différents services de la délégation régionale dans le respect de la réglementation applicable aux établissements publics à caractère scientifique et technologique.
• 20% de son temps au sein du service prévention et sécurité (SPS). Le SPS apporte son assistance et conseil dans l'élaboration et la mise en œuvre de la politique de prévention des risques professionnels et de la protection de l'environnement.
Elle ou Il sera placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du SPV et sou
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