Secrétaire du service technique

Les activités principales:

- Organisation de la vie professionnelle du Directeur du Pôle Technique :
o Standard téléphonique
o Courriers entrants / sortants
o Gestion des congés et établissement des plannings
o Etablissement des plannings salles et transmission (prestataires chauffage et autres)
o Suivi de la facturation de l’établissement du bon de commande à la réception des marchandises et la facturation (transversalité avec la comptabilité)
o Gestion des fournitures de bureau
o Traitement des demandes sur le site internet de la Ville et répondre aux fiches signalement
o Transmissions des tickets carburants du mois
o Demande d’échanges de bennes DIB (atelier et espaces verts)

- Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique
- Suivi des projets et actualités de la Direction
- Accueil physique et téléphonique du bureau ST :
o Locations tables et chaises
o Remise de raticide
o Divers

- Suivi des dossiers RH :
o Gestion personnels et planning des ST (personnel atelier, Espaces verts, fêtes…), gestion des pointages, établissement du tableau des 1607 heures des agents (atelier, espaces verts, ville propre, salle des sports)
o Plannings de viabilité hivernale, astreintes, fêtes
o Affectation des différentes informations, notes de services, visites médicales, courriers liés au personnel
o Organisation, répartition, suivi des attestations des formations des agents ST
o Gestion des dossiers d’évaluation et mise à jour des fiches de poste
- Organisation logistique des demandes d’intervention en régie, des entreprises sous contrat, et accueil physique des entreprises (clefs, alarmes, livraisons…)


Les activités secondaires :

- Gestion des remplacements du service entretien et ATSEM en cas d’absence la coordinatrice (congés).