Agent de gestion administratif et comptable

Vous assistez la Directrice des Relations Publiques et du Protocole et des Relations Internationales et la Directrice Adjointe dans l'organisation de réceptions, manifestations et cérémonies officielles de la Ville de Caen internes ou externes (colloques,

conférences, signatures de conventions, expositions, vernissages, inauguration, dévoilement de plaques, cérémonies patriotiques, dîners ou déjeuners officiels, réunion publiques…) et participez à toutes les opérations administratives qui s'y rapportent.

Participant à l’organisation d’événements de relations publiques, vous serez en charge de la réservation de salles de réception (actualisation de tableaux de bord et de suivi).
- Vous préparez les listes d’invités et fusion (saisie des coordonnées et gestion des mises à jour) et procédez à l’envoi des cartons d’invitation.
- Vous élaborez des fiches d’intervention des services et de plans d’aménagements spécifiques selon les salles.
- Vous accueillez, placez les invités et gérez les cadeaux.
- En tant que binôme de la gestion de la billetterie, vous assurez la réception des demandes et validation du Cabinet, jusqu’à la mise à disposition des billets, en assurant un suivi pour chaque événement via un tableau.
- Dans le cadre des missions liées à la gestion administrative et comptable du poste, vous assurez un accueil physique et téléphonique et assurez la rédaction des comptes-rendus de réunion et des courriers.
- Vous établissez les bons de commandes fournisseurs, les factures sous ASTRE GF et assurez le suivi comptable des dépenses engagées.
- Vous gérez les commandes de fournitures.
- Etant le référent PERS, vous assurez la mise à jour du fichier des autorités et vous êtes l’interlocuteur des Directions de la Communauté Urbaine Caen la mer, de la Ville de Caen et son C.C.A.S sur ces questions.

- Titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs (ou lauréat de concours), vous maîtrisez les techniques de secrétariat et disposez d’une connaissance de l’institution.
- Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques du Pack Office et les logiciels métiers : ASTRE GF, AS-TECH, 6TZEN et Personnalités.
- Vous maîtrisez les règles typographiques, grammaticales et orthographiques.
- Vous êtes sensible à la préséance et au protocole et avez le sens de la courtoisie et de la diplomatie.
- Vous disposez d’un esprit d’équipe et savez rendre compte et partager l’information.
- Vous êtes réactif, organisé et rigoureux, en capacité de vous adapter et vous savez également prendre des initiatives.
- Une bonne connaissance de l’anglais est attendue.

CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE
- Poste à temps complet, basé à l’Hôtel de ville ;
- Travail au sein d’une équipe, bureau partagé ;
- Grande disponibilité attendue et présence demandée sur les grandes manifestations ou cérémonies ;
- En vis-à-vis régulier des visiteurs et des autorités, vous êtes garant de l'image de la Ville et du service public ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;