Gestionnaire travaux-maintenance f/h

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (14è arrondissement), il est composé de 3 sites : Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il dispose de services de référence tant au plan national qu'international autour de la cancérologie, la périnatalogie, les maladies de système, les maladies auto-immunes, le diabète, l'ophtalmologie, le thorax, l'ostéoarticulaire. Grâce à ses deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie, l'hôpital Cochin Port-Royal propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie.

Date de parution

15/06/

Description du poste

Intitulé du poste

Gestionnaire travaux-Maintenance F/H

Métier

Gestion et administration - Gestionnaire administratif *

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Présentation du service

Le groupe hospitalier AP-HP. Centre Université de Paris est composé des sites suivants
Necker-Enfants Malades
Hôtel Dieu, Cochin Port Royal Tarnier, Broca, La Collégiale
Corentin Celton, Hôpital Européen Georges Pompidou, Vaugirard-Gabriel-Pallez
Il est constitué de près de 3 lits et places qui couvrent lensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adulte et enfant. Le nombre de personnels du groupe APHP Centre Université de Paris est de 3 PM et de 13 PNM.
La Direction des Investissements, placée sous la responsabilité du Directeur, Ingénieure Général, comprend :
La direction des travaux et de la maintenance technique avec deux départements : maintenance/sécurité et travauxconduite dopérations
La direction des équipements
Le département gestion administrative et financière divisé en deux secteurs : travaux et équipements
Le département administratif et financier a pour rôle, principal, le suivi administratif et financier des crédits de classe 2 (Investissement) et classe 6 (Exploitation) des opérations de travaux et de la maintenance technique ainsi que du plan courant.
Composition du département, secteur travaux :
1 Attaché Administratif Responsable du Secteur TRAVAUX
2 ACH Adjoint à lAttaché dAdministration Hospitalière (un à Cochin et un à Necker)
9 Gestionnaires Travaux répartis sur deux sites (4 gestionnaires à Necker 5 gestionnaires à Cochin)
1 ACH référente immobilisations et certification des comptes (travaux et équipements)


Vos missions

Les commandes et gestion des factures pourront concerner nimporte lequel des sites du Groupe.
Gestion des marchés dentretien
Le Gestionnaire est chargé, en collaboration avec lensemble de ses collègues, de gérer les commandes de travaux (classes 2 et 6) depuis lordre de service ou la DA transmis par le technicien, de faire certifier les services faits, dassurer la demandede mise en paiement de la facture par le Service Facturier sur le logiciel institutionnel NSI GESTION-SAP
Notification des marchés par la cellule des marchés
Préparation des documents pour la cellule des marchés en cas davenant
Suivi des seuils de consommation des marchés
Saisie et suivi des bons de commandes dans SAP dans le respect des comptes budgétaires et des crédits alloués,
Contrôle et saisie des services faits
Envoi et suivi des divers documents comptables aux fournisseurs (accueil téléphonique, relances, sous-traitance)
Envoi des factures au réviseur le cas échéant
Gestion des litiges avec les fournisseurs
Respect des délais de traitement des factures,
Traitement des rejets de factures par le Service Facturier
Classement et archivages des commandes et factures liées aux marchés dentretien.
Gestion des marchés de maintenance :
Les missions sont identiques à celles des marchés dentretien avec en outre :
Suivi des contrats de maintenance
Lancement des parts forfaitaires en début dannée sur lexercice (avec préparation des OS)
Exécution des parts à commande
Gestion des opérations de travaux et de maintenance technique :
Une fois les deux précédentes missions maîtrisées, une montée en compétences sera possible. Le Gestionnaire a en gestion les opérations travaux qui relèvent dopérations identifiées (OI), dopérations identifiées techniques/techniques de sûreté (OIT et OITS) ou dopérations travaux denvergure réalisées sur le plan courant sur les logiciels CHORUS Pro Travaux et NSI GESTION-SAP.
Elaboration des bons de commande après vérification des crédits disponibles
Suivi des ordres de service de plannings (interruption, reprise, prolongation)
Gestion des acomptes travaux mensuels (P41) et des factures de prestations intellectuelles (révision/actualisation le
cas échéant)
Elaboration des décisions de poursuivre et des avenants de travaux supplémentaires
Réalisation des certificats de fin de mission pour les prestations intellectuelles et certificat de fin de travaux
Gestion des mains levées de caution bancaire, des garanties à première demande, de lavance forfaitaire
Gestion des sous-traitants
Règlement des décomptes généraux définitifs (DGD)
Etablissement des règlements définitifs des dépenses (RDD)
Libération des retenues de garantie
Mise en service des immobilisations
Communication avec les entreprises
Participation aux bilans financiers en collaboration avec les ingénieurs
Traitement des rejets de paiement par le Service Facturier
Gestion des litiges avec les fournisseurs
Classement et archivages des étapes de lopération

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES
- Maitrise de loutil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel)
- Notions du code des marchés publics
- Grands principes de la comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses
dexploitation et dinvestissement
- Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
- Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances
QUALITES PROFESSIONNELLES
- Capacité dorganisation, de maitrise du temps et darchivage des dossiers
- Attitude constructive et esprit dinitiative dans un contexte d'évolution d'organisation
- Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à lorganisation du travail en équipe
- Méthode : Rigueur et implication dans les missions confiées
- Assiduité et ponctualité
EXPERIENCE CONSEILLEE
- Expérience sur un poste similaire souhaitée : gestion administrative des dépenses Classe 2/
Classe 6 Travaux

Critères candidat

Corps et/ou grade cible

Adjoint administratif