Responsable administratif (f/h)

À propos de nous

Le GrandPalaisRmn recherche pour son service administratif, des affaires générales et des concessions au Grand Palais :

Un responsable administratif (F/H) en CDD pour une mission de 9 mois au sein du pôle contractualisation

Le service administratif, des affaires générales et des concessions apporte son support tant pour les activités relevant de l’événementiel que celles liées aux expositions et de manière générale pour l’ensemble des activités se déroulant dans le Grand Palais. Il assure un rôle d’interface de la Direction des Evénements et des Visiteurs du Grand Palais(DEVGP) avec le service administratif de la Direction du Patrimoine Immobilier et Sécurité (DPIS) mais aussi auprès des autres directions de l’établissement utilisatrices du Grand Palais (DirProd, Dircom, DRH…) ou d’Universcience. Ce service est en charge de la rédaction des conventions d’occupation temporaires au sein du Grand Palais et de la facturation de l’ensemble des sommes dues à ce titre (redevance, frais techniques, dépôts de garantie, dégradations…). Il pilote administrativement l’ensemble des prestataires de la direction et se charge de la passation de l’ensemble des commandes associées. Il encadre également l’ensemble des concessions délivrées au sein du Grand Palais.

Ce service se structure en deux pôles : un pôle en charge des prestations techniques et du fonctionnement de la DEVGP et un pôle en charge de la contractualisation.

Le responsable administratif (F/H) au sein du pôle en charge de la contractualisation est en charge de la gestion des aspects administratifs des événements organisés par la DEVGP : préparation du contrat, facturation et suivi des règlements. Elle/Il travaille de façon rapprochée avec les autres services de la DEVGP et est en contact régulier avec la clientèle événementielle.


Mission

En fonction du périmètre géré par le responsable administratif (F/H) en contrat à durée déterminée, les missions décrites ci-dessous seront amenées à être effectuées en tout ou partie.

ASSURER LA CONTRACTUALISATION DES EVENEMENTS ET PRIVATISATIONS D’EXPOSITIONS SE DEROULANT AU GRAND PALAIS

* Sur la base de documents types, établir les contrats d’occupation temporaire et/ou privatisations en lien avec les responsables événements et privatisations, les chargés de mécénat et de partenariat et les chargés d’exploitation.

* S’assurer de l’intégralité du dossier : Kbis – RIB – attestation d’assurance…

* Faire remonter au responsable d’activité en charge de la coordination contractuelle, le cas échant, les besoins d’expertise à solliciter auprès de la Sous-Direction des affaires juridiques,

* S’assurer de la signature des conventions par les parties avant le début des manifestations,

* Archiver les contrats et mettre à jour les tableaux de suivi de l’activité.

* Le cas échéant, assister aux réunions clients (préparation et débrief) pour les sujets relatifs à l’activité du service

ASSURER LE SUIVI FINANCIER DES EVENEMENTS

* Effectuer la facturation des redevances de location, des frais techniques, des dépôts de garantie et des dégradations des événements en lien avec les privatisations et locations d’espaces,

* Effectuer, en tant que de besoin, une recherche de clients ou une création de compte client,

* Assurer le suivi des échéances et des encaissements avant l’entrée dans les lieux du bénéficiaire en lien avec la SDAF et l’Agence comptable,

* Effectuer l’envoi des relances de paiement aux clients le cas échéant en lien avec les responsables de clientèle,

* Assurer la réception des PV d’huissier et leur envoi au client pour facturation des éventuelles dégradations,

* Suivre les éventuels litiges avec les clients et les dossiers d’assurance correspondant.

PARTICIPER AUX OPERATIONS DE SUIVI COMPTABLE ET BUDGETAIRE

* Préparer les éléments relatifs aux opérations de clôture comptable ou à la préparation budgétaire.

PARTICIPER A DES DOSSIERS OU PROJETS SPECIFIQUES DU SERVICE, LE CAS ECHEANT

* Participation à la rédaction de cahier des charges, contribution au processus de choix de prestataires, notamment

* Suivi des déclarations de chiffre d’affaires des intervenants externes tels que les traiteurs labellisés par exemple, facturation des redevances dues…

* Rédaction de procédures diverses

* Création et alimentation de tableaux de suivi, de reporting

ASSURER LA CONTINUITE DU SERVICE

* En cas de pic d’activité ou d’absence de collègues : Effectuer la préparation de contrats sur des dossiers nouveaux, suivre les encaissements correspondants, procéder à d’éventuelles relances clients


Profil

De formation Bac+5 en gestion administrative ou comptabilité et gestion, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans à un poste similaire. Vous disposez des connaissances budgétaires, comptables et juridiques de base nécessaires à l’exercice du poste. Vous connaissez le fonctionnement de l’activité événementielle et comprenez le rôle des différents acteurs. Vous savez rédiger de façon claire, précise et adaptée au destinataire ou conforme aux consignes un écrit tel que contrat, courrier, et mail. Vous savez concevoir et élaborer à l’aide des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel, P.P.T) des tableaux, schémas, graphiques, synthèses permettant un suivi dans le temps de données. Vous êtes en capacité de présenter de façon argumentée un diagnostic, un projet, une solution et d’apporter une contribution de qualité dans le cadre d’une réunion, d’un groupe de travail. Vous savez coordonner ou vous coordonner avec des tiers pour produire un travail de qualité et organiser votre travail en travail en fonction de l’ordonnancement des tâches à effectuer, des priorités, aléas et contraintes extérieures. Vous êtes une personne reconnue pour votre autonomie et rigueur dans la gestion de vos dossiers et votre capacité à prendre des décisions. Vous savez établir des relations professionnelles de qualité avec les clients et les interlocuteurs internes. Vous savez utiliser de façon optimale les outils bureautiques classiques (Word, Excel, PPT..), les fonctionnalités d’un progiciel de gestion (type Sage X3) et idéalement un outil de gestion et planification des espaces.

CARACTERISTIQUE DU POSTE

Poste éligible au télétravail

VOTRE CANDIDATURE : Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales