Chargé d'exploitation - liva h/f

LE GROUPE ARES, ASSOCIATION POUR LA RÉINSERTION ÉCONOMIQUE ET SOCIALE [https://www.groupeares.fr/], est le premier acteur de l'insertion par l'activité économique en Ile-de-France. Depuis 1991, nous favorisons l'insertion de personnes en grande exclusion (chômeurs de longue durée, jeunes sans qualification, etc.) en leur proposant un parcours d'insertion fondé sur le travail salarié et un accompagnement social et professionnel individualisé.

Pour accompagner près de 3000 personnes par an (incluant les salariés en insertion et les bénéficiaires de nos programmes), plus de 400 salariés permanents travaillent au siège à Pantin et dans sa vingtaine d'établissements.

LIVA [https://www.groupeares.fr/73/les-metiers/BTP.htm] est une joint-venture sociale créée en 2018 entre le Groupe Ares et Vinci Construction. Vinci et Ares ont uni leurs savoir-faire sous la forme de cette joint-venture sociale pour y développer une offre de logistique de chantier responsable, innovante et facilitant la professionnalisation des salariés en parcours. Plus de 150 salariés en parcours d'insertion travaillent sur des grands chantiers franciliens : les lignes de métro 18 ou la tour THE LINK. Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de LIVA, et en lien quotidien avec les Responsables d'Exploitation (REX), vos principales missions seront :
1. RELATION FOURNISSEURS ET SAISIE DES PIÈCES D'ACHATS
Gestion des achats directs : en concertation avec les chef.fe.s d'équipe, les REX et les clients, centraliser les besoins et passer les commandes ;
Préparation des EPI pour les nouveaux arrivants et réassort du stock tampon ;
Réception des factures fournisseurs (transmission par la comptabilité) pour validation avec les REX ;
Extraction, retraitement et saisie des fichiers fournisseurs nécessaires à la facturation ;
Saisie dans l'outil comptable des pièces d'achats ;
Mise à jour du fichier fournisseurs et mise à jour des grilles tarifaires applicables ;
Archivage et suivi de la maintenance des équipements et du matériel.
2. ELABORATION DES DEVIS ET SAISIE DES PIÈCES DE VENTES
Etablissement et saisie dans l'outil comptable des devis pour les clients en appui des REX ;
Elaboration des éléments de facturation clients à partir des dossiers d'opérations ;
Suivi, réception et saisie des numéros de bon de commande transmis par les clients ;
Saisie dans l'outil comptable des bons de livraisons clients et des pièces de vente, pour validation par les REX ;
3. PLANNING
Préparation des plannings hebdomadaires dans l'outil de planning, en collaboration avec l'équipe sociale et les REX ;
Gestion administrative des plannings hebdomadaires intérim et sous-traitance ;
Diffusion des informations de planning aux chef.fe.s d'équipe et salarié.e.s ;
Mise à jour des planning hebdomadaires (suivi affectations et changements de sites des salarié.e.s) ;.
4. REPORTING
Mise à jour des formulaires dans les applications digitales lorsque les prestations évoluent, (création de formulaires adaptées au besoin, création des utilisateurs, création des chantiers etc.) ;
Contrôle de la donnée saisie dans les applications métier ;
5. RESSOURCES HUMAINES
Coordination logistique et renseignement dans l'outil de planning des formations permanents ;
Mise à jour de la base de données relative à la formation des permanents salarié.e.s ;
Accompagnement de l'équipe d'exploitation dans la coordination des parcours d'intégration des permanents ;
6. SÉCURITÉ
Animation des accueils sécurité en lien avec les REX et le/la relais prévention ;
Gestion administrative, suivi et archivage des documents légaux (DUER, PPSPS) relatifs aux activités de l'établissement ;
Gestion administrative, suivi et archivage des habilitations et formations des salarié.e.s dans les « classeurs chantiers » ;
Production des supports d'animation (Classeurs Sécurité, saisie dans les outils digitaux de la Prévention) et diffusion des informations aux équipes ;
DES MISSIONS ADDITIONNELLES PEUVENT VOUS ÊTRE CONFIÉES POUR EFFECTUER TOUTES AUTRES TÂCHES CONNEXES AU BESOIN.
PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Un entretien RH
Un entretien avec le directeur de sites secteur et le Responsable d'exploitation
Une immersion au sein des locaux (facultatif)