Responsable du service guichet unique (h/f)

Rattachée au Directeur Général des Services, anime et encadre l'équipe des agents du Guichet Unique
Chargé(e) d'accueillir et de renseigner le public afin de traiter leurs démarches administratives
Etat civil :
- Ouverture et clôture des registres, naissance, mariage, décès
- Rédaction table annuelle et décennale
- Rédaction des actes, naissance, reconnaissance, changement de prénom, mariage, décès, transcription de décès, déclaration conjointe de changement de nom
- Délivrance copie d'acte d'état civil et acte plurilingue, COMEDEC
- Dossier de mariage, enregistrement, préparation et audition
- Gestion des duplicatas de livret de famille
- Divorce, enregistrement et gestion
- Calendrier par mois des évènements
- Parrainage civil, enregistrement et préparation
- Mention marginale, enregistrement et gestion
- Changement de prénom, enregistrement et traitement
- PACS, enregistrement, gestion, modification, annulation
- Rectification d'état civil, gestion et traitement
- Transfert INSEE
- Préparation et envoi des condoléances de Monsieur le Maire pour la commune et le canton
- Légalisation de signature
- Changement de nom, enregistrement, traitement et rédaction de l'acte
Election :
- Inscription, enregistrement
- Changement d'adresse
- Cohérence ELIRE et BERGER-LEVRAULT
- Refonte, édition des cartes et envoie
- Enregistrement des cartes en retour et gestion
- Procuration, enregistrement et gestion
- Edition des listes : générale, électorale, émargement
- Découpage électorale
- Commission de contrôle, convocation
- Préparation du scrutin et du matériel
- Secrétaire bureau de vote et procès-verbaux centralisateur
- Envoi des résultats du scrutin par EIREL
- Jurés d'assises, tirage au sort, convocation et gestion des listes
Cimetière :
- Achat, renouvellement et abandon pour concession et columbarium
- Toussaint : fermeture cimetière pour travaux, recherche des concessionnaires pour les renouvellements et faire poser affichette sur concession expirées et mauvais état
- Inhumation, exhumation
- Etablissement des titres de concessions après règlement
- Travaux sur les concessions
- Reprise de concession perpétuelle
Logement :
- Enregistrement, renouvellement et modification des demandes
- Gestion des listes pour proposition
- Dédites, courrier proposition, attribution
Aide Sociale :
- Renouvellement placement en maison de retraite ou handicape
- Obligation alimentaire
- Remise dossier APA ; MDPH ; aide juridictionnelle ; liste des services d'aide à domicile
- Gestion des listes d'assistantes maternelles
Recensement militaire :
- Inscription et gestion
- Envoie par trimestre des listes au CSN de Varces par MA JDC (PECOTO)
CNI, PASSEPORT :
- Enregistrement des demandes
- Annulation des rendez-vous
- Remise des CNI et PASSEPORTS
- Enregistrement des statistiques
- Enregistrement des CNI et PASSEPORT arrivés
Colis des + de 70 ans et repas des + de 70 ans :
- Gestion des listes, enregistrement des 70 ans chaque années, radiation, changement d'adresse
- Retour des colis non distribués, mise à jour des listes et distribution en mairie après date
- Invitation au repas, liste des présences et absences
- Liste des présences en maison de retraite
Standard :
- Accueil téléphonique et gestion
- Accueil physique et orientation
Attestation d'accueil :
- Remettre les listes des pièces à fournir et prise de rendez-vous pour le dépôt des dossiers
- Gestion et enregistrement de la demande
- Gestion des réponses
Recensement de la population :
- Coordonnateur communal avec en charge deux agents recenseurs sur l'application Omer
- Préparation de la collecte
- Le pilotage de la collecte
- Le recensement après la collecte
Responsable de service :
- Service état civil, service des dispositifs de recueil et service accueil (5 agents)
- Remplacement, congés, organisation des services
Elections :
- contraintes :
samedi matin précédant le scrutin
Dimanche (journée

Experience: 4 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser un rétroplanning,Prioriser,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.