Placé/e au sein de l’unité Administration et gestion de projets du Département coopération en éducation (DCE), sous l’autorité du chef d’unité, du directeur adjoint et du directeur du département, le/la chargé/e d’administration et de gestion de projets gère en lien avec le/la chef(fe) de projets les différentes tâches administratives, logistique et financières des projets de coopération en éducation de France Education international.
Le/la chargé/e d’administration et de gestion de projets est missionné pour conduire plus particulièrement les tâches suivantes:
1 - Mise en œuvre du processus de la dépense: de l’engagement à la liquidation(création des fournisseurs, saisie des bons de commande, service fait en lien avec le/la chef/fe de projets, mise en paiement avec l’agence comptable, à l’aide du logiciel SIFAC).
2 - Suivi financier des dépenses : en concertation avec le/la chef/fe de projets, mise en place d’outils de gestion etreportingdes données à l’aide de tableaux de bord pour accompagner ce dernier dans le pilotage budgétaire du projet. Et selon latypologie : édition des rapports financiers et analyse en collaboration avec le/la chef/fe de projets / préparation des audits financiers, justificatifs, rapports financiers.
3 - Mise en place de la contractualisation des experts contrat ressources humaines ou contrat de prestation de services: contact avec l’expert et constitution de son dossier administratif, préparation du contrat en lien avec le/la chef/fe de projets, préparation et mise à la signature des formulaires (fiche liaison, fiche rémunération, CPS, etc.), suivi du dossier avec le service RH.
4 - Gestion et organisation des déplacements et évènements des projets de coopération en éducation (missions, séminaires et visites d’études) des experts et des agents de FEI à l’étranger et en France: prise de contact avec les experts pour leur dossier administratif, établissement des ordres de missions, demande de devis et réservation des titres des transports avec l’agence de voyages, demande d’avances et soldes de mission avec le PFA, allocations avec l’agence comptable, réservation de l’hébergement et des salles.
5 - Accompagnement du/de la chef/fe de projets à la mise en forme et à la constitution des dossiers de réponses aux appels à manifestation d’intérêt, appels d’offres et appels à proposition.
6 - Constitution, mise en circulation et réception des parapheurs, archivage sur SharePoint des documents administratifs et financiers gérés par l’unité AG-Pro.
7 - Travail et échanges au quotidien avec les services support (ressources humaines, Pôle Finances Achat, Agence Comptable, service Accueil, service Communication), ainsi qu’avec les experts, fournisseurs et partenaires/bailleurs, cabinets d’audit.
8 - Participation potentielle à une délégation en mission en France ou à l’étranger.
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