Responsable accueil et facturation

Propose et supervise la mise en œuvre d’actions en lien avec la facturation, et l’accueil des usagers

Réalise des tableaux de bord et des déclarations annuelles relatifs aux secteurs de la facturation et de l’accueil

Participe à la fiabilisation de la base de données EGEE

Encadre le personnel des secteurs facturation et accueil

Traite les régularisations en facturation (EGEE) consécutives aux réclamations des abonnés et transmet au secteur recettes les justificatifs nécessaires à la passation des écritures comptables dans SEDIT

Elaboration tableaux de bord et déclarations d’activités :

Réalise les déclarations annuelles de redevance facturées par la Collectivité pour le compte de l'Agence de l'Eau et autre déclaration d’activités du service ;

Élabore des tableaux de bord de suivi de facturation sur les factures émises en régie.

Fiabilisation de la base de données EGEE :

Assure les contrôles nécessaires pour le maintien d’une base de données clientèle cohérente et juridiquement fiable, en lien avec l’agent chargé de la mise à jour des données et le responsable de l’unité fonctionnelle ;

Participe à la définition des différents profils de facturation et aux paramétrages nécessaires aux missions de facturation et d’accueil ;

Est l’interlocuteur privilégié des agents de son secteur sur les problématiques liées au progiciel et assiste le coordonnateur fonctionnel EGEE sur les domaines relevant de son secteur d’activité ;

Participe et suit en lien avec le coordonnateur fonctionnel EGEE, la mise en place des nouvelles versions du progiciel EGEE ou des nouveaux équipements ayant une incidence sur le fonctionnement et le travail de son secteur d’activité.

Suivi de la facturation :

Participe avec le responsable de l’unité fonctionnelle et de l’administrateur fonctionnel à l’élaboration de l’ensemble des procédures des secteurs de la facturation ;

Suit les différents rôles de facturation selon le planning de facturation défini ;

Élabore des tableaux de bord de facturation ;

Fiabilise la facturation sur le fondement des états disponibles dans le logiciel, afin de s’assurer de l’exhaustivité de la facturation

Assure le contrôle du respect des délais calendaires de facturation. Assure le suivi mensuel des consommations d’eau des usines de production ;

Assure le suivi de la gestion des stocks de papier d’impression des factures et des enveloppes DGFIP

Etablissement des rôles d’annulation et de régularisation :

Traite les annulations de factures émises par la DEA et leurs éventuelles réémissions après correction dans EGEE et transmet au secteur Recettes les justificatifs nécessaires aux opérations et écritures comptables dans SEDIT.

Etablissement du calcul des remises gracieuses éventuellement accordées par le Bureau communautaire sous le contrôle de la Responsable du secteur contentieux/ réclamations qui a en charge l’instruction des demandes et préparation du justificatif comptable de répartition de la remise sur les différents articles facturés ayant fait l’objet d’un accord de remise gracieuse.

Suivi de l’accueil :

Participe avec le responsable de l’unité fonctionnelle et de l’administrateur fonctionnel à l’élaboration de l’ensemble des procédures des secteurs de l’accueil.

Peut être amené à échanger directement avec les usagers pour le traitement de leur situation (sur sollicitation des agents d’accueil notamment) ou pour désamorcer des tensions.

Qualité du service rendu à l’usager

Participe à la réalisation d’une agence en ligne à mettre en oeuvre à disposition des abonnés et à son optimisation ;

Est force de proposition sur des informations pouvant être mises à disposition des abonnés sur le portail internet de l'Agglomération,

Participe à la mise à jour des formulaires en ligne en lien avec l'agent en charge de cette mission et du responsable de l’unité fonctionnelle.

Participation à la rédaction de documents contractuels

Est force de proposition dans la rédaction des documents contractuels du service (Règlements de service, divers documents contractuels, courriers-types)

Management / encadrement

Encadre directement des agents de catégorie C

Gère les congés du personnel

Participe à la gestion de formation des agents en lien avec le responsable de l’unité fonctionnelle

Assure l’évaluation des agents encadrés directement

Anime et pilote les équipes

Répartit, planifie les activités en fonction des contraintes du service

Harmonise les procédures de travail, met en place des indicateurs de performance.

Sens du travail en équipe

Sens de l’organisation, autonomie, rigueur et disponibilité

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel…)

Grande adaptation aux progiciels utilisés par le service (Facturation, Gestion du service de l'Eau)

Connaissance des procédures comptables au regard des enjeux financiers très élevés que recouvre le poste

Intérêt pour la gestion des ressources humaines.

Connaissance en droit civil (liens juridiques propriétaires/locataires/exploitants des réseaux, limites de responsabilité) ;

Connaissance réglementaire et comptable dans le domaine de la facturation de l’eau et de l’assainissement.