Assistant

Description du poste

Au sein du département Animation territoriale, l'agent intervient dans le cadre de missions propres d'assistance aux pôles du département d'une part et dans le cadre d'un pool d'assistantes Délégation Départementale d'autre part.

Missions d'assistance au département Animation Territoriale

Appui à la préparation de réunions, possibilité de participation

1. Gestion logistique, préparation de fonds de dossier, prise de notes, préparation de relevés de décision
2. Centralisation et mise à disposition de l'information, prise en compte dans la gestion des agendas

Appui à l'organisation des temps forts organisés dans le territoire, par la délégation départementale et en partenariat avec les différents acteurs en santé et partenaires.

3. Elaboration et tenue à jour d'un agenda des temps forts
4. Production d'un bilan annuel synthétique quantitatif et qualitatif

Contribution à la gestion des suites d'inspection

5. Saisie d'informations dans l'outil dédié, selon le processus défini en interne avec les inspecteurs

- proposition de courriels/ courriers (accusé réception, relance, clôture ..)

Appui aux besoins Statistiques et Observatoires pour le département (en lien avec le département des Statistiques)

6. Référente sur les outils : maîtrise de ces outils- capacité à répondre à des besoins de recueils de données exprimés par les cadres du département,

Missions d'assistance auprès de la Direction, en lien ou en suppléance de l'assistante de direction

7. Appui à la préparation de réunions, possibilité de participation (gestion logistique, préparation de fond de dossier, prise de notes, préparation de Comptes rendus)
8. Appui à la remontée systématisée d'informations (dans le cadre notamment des notes hebdomadaires ou mensuelles)

Missions au titre de la continuité de service du pool d'assistante

9. Accueil physique et téléphonique du public ;
10. Gestion du courrier- physique et via l'application Elise
11. Gestion agenda Directeur et responsable du Département Animation territoriale
12. Suppléance sur les missions essentielles de la direction

Profil recherché

Vos compétences

Savoir

Connaissance de l'organisation de l'Agence régionale de santé et de l'environnement territorial administratif et institutionnel

Connaissance des enjeux de la politique de santé et des domaines d'action de l'Agence régionale de santé

Savoir -faire

Expression orale et écrite fluide

capacité à travailler en équipe

Maitrise des outils bureautiques et numériques

Esprit de synthèse et de priorisation

Reporting/ Diffusion des informations nécessaires et utiles à la direction et au travail d'équipe

Savoir-être

Rigueur méthodologique et organisationnelle

Qualité d'écoute et sens du dialogue

Autonomie et sens des responsabilités

Impartialité, intégrité et discrétion

Capacité d'adaptation et polyvalence

Votre formation

Vous êtes agent de la fonction publique (Cat. C-B), agent CCN (Niveau 3-4), agent contractuel.

Informations complémentaires

Inscription dans la continuité de service du pool assistance