Assistant du directeur général adjoint (h/f)

Assistant du Directeur Général Adjoint (H/F)

Missions :

Contribuer au bon fonctionnement et à l’efficience de la direction générale adjointe transports, mobilité et grands équipements, en assistant son responsable en termes d’organisation, de traitement des informations, d’accueil, de logistique, de classement et de suivi de dossiers

Missions ou activités ponctuelles :
- Garantir l’accueil physique et téléphonique
- Transmettre des consignes et des commandes aux directions du pole et transmettre des informations et documents à la Direction Générale des Services et au Cabinet
- Renseigner et suivre les tableaux de bord d’activités / performance
- Réceptionner, enregistrer et suivre le courrier
- Trier et suivre les parapheurs,
- Trier, classer et archiver les documents
- Mettre à jour et suivre l’agenda de la Direction Générale Adjointe
- Organiser les rendez-vous, réunions
- Elaborer et rédiger divers documents
- Constituer des dossiers
- Rechercher des informations
- Rédiger des documents
- Garantir l’interface entre les directions et la Direction Générale
- Tenir à jour des informations sur Intranet
- Organiser et suivre les déplacements du Directeur Général Adjoint
- Appuyer la Direction Générale Adjointe pour la gestion informatisée du temps de travail (GITT)
- Soutenir les chargées de missions dans le suivi et la mise en œuvre des politiques territoriales et contractuelles
- Organiser le séminaire annuel de la DGA
- Organiser le séminaire annuel des assistantes de la DGA
- Participer avec l’équipe LOM à l’organisation de diverses manifestations régionales (plénière LOM, conférence protocolaire de la signature des 12 COM)
- Publier le tableau des réussites de la DGA

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Niveau Bac à Bac +2

Formation BTS Assistante de Direction

Expérience confirmée sur des fonctions d’assistance de direction souhaitée

Savoirs théoriques complémentaires
- Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Institution
- Technique de classement et d’archivage
- Maîtrise des outils bureautiques et ainsi des applications logiciels administratifs de la collectivité (Nuage, Elise...)

Savoir faire
- Accueillir et prendre des messages téléphoniques
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Saisir et mettre en forme tous types de documents
- Organisation de réunions

Savoir être
- Discrétion
- Confidentialité
- Autonomie
- Rigueur
- Fiabilité
- Aptitudes relationnelles, sens et goût de l’accueil,
- Adaptabilité et souplesse de caractère
- Sens du travail en équipe (travail en binôme au sein du secrétariat)
- Réactivité
- Anticipation
- Disponibilité