La Communauté de Communes de la Lomagne Tarn-et-Garonnaise, établissement Public de Coopération intercommunal, composée de 46 agents recherche un Assistant(e) des services techniques et administratifs.
Au sein de son service technique composé de 17 agents, l'assistant(e) assurera l'accueil et le secrétariat du service technique ainsi qu'un appui technique. La personne aura également en charge l'appui à l'accueil / secrétariat général de la collectivité. Il est demandé une grande polyvalence sur ce poste. La personne sera amenée à assurer physiquement ses missions dans des bureaux distincts en fonction des besoins (bureau au sein du service technique ou bureau à l'accueil/secrétariat général de la collectivité).
Sous l'autorité du responsable des services techniques et de la Directrice Générale des Services, vous réalisez :
La gestion des autorisations de voirie :
- Conseiller les usagers sur les procédures de travaux de voirie ;
- Traiter les autorisations de voirie et organiser une traçabilité ;
- Relation avec les autres gestionnaires et concessionnaires de réseaux.
La gestion du Service Public Assainissement Non Collectif (SPANC) délégué à un prestataire extérieur :
- Suivi de l'exécution du marché " réalisation de missions de contrôles " du SPANC ;
- Suivi des rendus d'activités et des facturations du marché ;
- Moderniser la gestion du SPANC (cartographie, ...) ;
- Renouvellement tous les 4 ans du marché de contrôle de l'assainissement non collectif ;
- Relations avec les usagers ;
- Rendre les avis ANC (Assainissement Non Collectif) de l'EPCI.
Des missions de cartographie :
- Créer un suivi informatique de cartographie des ouvrages d'art, des numéros de voies, des travaux sur voiries et
ouvrages d'art, des propriétaires privés avoisinants les voiries, des voiries subissant des dégâts récurrents, ... ;
- Assurer des prestations internes de cartographie pour l'ensemble des services de la collectivité.
L'accueil et le secrétariat du service technique :
- Accueil téléphonique du service technique ;
- Rédaction des courriers du service ;
- Enregistrement numérique des courriers départ pour la traçabilité.
Dans un souci de traçabilité et d'optimisation des moyens et des ressources, l'agent sera chargé de poursuivre la mise en place et de suivre, des tableaux de bord de l'activité du service technique :
- Suivi administratif de la maintenance des bâtiments de la collectivité (suivi des entretiens, des prestataires retenus, ...) et optimisation des coûts de maintenance ;
- Suivi quotidien de l'ensemble des actions réalisées par le service technique afin de rendre compte régulièrement aux responsables administratifs et politiques ;
- Tout autre suivi de l'activité jugé nécessaire ;
- Suivre et organiser, avec l'agent concerné, la maintenance des bâtiments de la collectivité.
L'appui à l'accueil / secrétariat général de la collectivité :
- Accueil téléphonique et physique des usagers ;
- Accompagner ou orienter les demandes des administrés ;
- Assurer la prise de rendez-vous des usagers France Services ;
- Assurer le secrétariat général de la collectivité ;
- Assurer le fonctionnement général de la collectivité ;
- Gérer la logistique de la collectivité : commande de fourniture /affichage ;
- Secrétariat : Gestion des courriers et courriels entrant et sortant Assurer la traçabilité des courriers ;
- Planification et suivi Rédaction de courriers, de mails, de comptes-rendus ;
- Gestion des agendas/réservation de salles ;
- Gestion des assemblées ;
- Gestion de la dématérialisation des délibérations et arrêtés transmissibles en Préfecture ;
- Gestions de dossiers au quotidien ;
- Gestion des Déclarations d'Intention d'Aliéner.
Au vu de la nécessité de la continuité du service, le dépôt des congés de l'assistant des services technique et administratif se fera en accord avec les 2 agents actuellement en poste à l'accueil secrétariat général / France Services.
La prévention des risques professionnels :
- L'agent participera à la mise en œuvre et au suivi d'une démarche actualisée d'évaluation des risques professionnels de la collectivité ;
- Assister l'autorité territoriale dans la mise en œuvre des règles d'hygiène et de sécurité au travail ;
- Participer à la mise à jour du document unique de la collectivité ;
- Participation à l'élaboration des fiches actions annuelles qui concourent à la mise en œuvre du document unique ;
- Évaluation annuelle des actions réalisées ;
- Participer à l'analyse des accidents de service ou de travail ;
- Veiller à la bonne tenue des registres sur les différents sites de la collectivité ;
- Organiser l'accueil sécurité des nouveaux agents ;
- Organiser des formations ou des actions de sensibilisation ;
- Participer au suivi des habilitations des agents ;
- Travail en partenariat avec la gestionnaire des ressources humaines et la directrice générale des services.
Diplôme : BAC + 2.
Compétences :
- Bonne maîtrise du domaine de la voirie et/ou technique ;
- Bonne maîtrise souhaitée des logiciels de cartographies ;
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Connaissances environnementales souhaitée dans le domaine de l'assainissement non collectif ;
- Connaissance souhaitée dans le domaine de la prévention des risques professionnels.
Savoir être :
- sens du service public ;
- organisation, rigueur, ponctualité, motivation, implication ;
- polyvalence, grande capacité d'adaptation ;
- capacité d'initiative et autonomie mais aussi sens du travail en équipe ;
- respect des règles et des consignes ;
- respect de la hiérarchie ;
- savoir écouter, savoir rendre compte ;
- discrétion professionnelle, devoir de réserve ;
- autonomie et prises d'initiatives
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