Chef.fe de pôle logistique et services h/f

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis proposition de CDI).
Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, notamment son article L.332-2-2 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'État.
MISSION DE L'ENTITÉ
L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.
Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. A ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.
Au sein de cet institut, le Secrétariat Général assure l'ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.
Le service Immobilier et Soutien est plus spécifiquement en charge de :
- La connaissance du patrimoine et de l'ensemble des travaux et missions de maintenance programmées sur son patrimoine ;
- L'ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l'établissement.
Le pôle Logistique et Service, entité du service Immobilier et soutien, est en charge de toutes les prestations de support logistique et de services aux étudiants, personnels et usagers de l'ISAE-Supaero sur les thématiques décrites ci-dessous. Il est organisé de la façon suivante :
· une cellule Reprographie constituée de 1.5 ETP : en charge de la reprographie en interne et des prestations externalisées ((reprographie, impression sous-traitée (partenaires publics ou privés), petite signalétique, approvisionnements matériels et papiers))
· une cellule Logistique / Manutention constituée de 2.5 ETP en charge de la manutention (déménagement de locaux, événements), du mobilier, des réformes
· une cellule Transports / magasin / Courrier : constituée de 1.5 ETP en charge de la gestion du pool de véhicules, des transports bus, de la gestion du courrier
· un.e gestionnaire des contrats de service déchets, nettoyage, dératisation, espaces verts
L'institut dispose d'un patrimoine immobilier d'environ 40 000m2 (hors Résidences) qu'il a la responsabilité d'entretenir et d'exploiter. Il assure également le rôle de maitre d'ouvrage pour toutes les opérations d'amélioration ou de développement immobilier.
ENJEUX ET FINALITÉS DU POSTE
Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien pour ce poste sont :
1. Le pilotage de l'ensemble des prestations de logistique et service à la charge du pôle afin de garantir un haut niveau de satisfaction client ;
2. Assurer la coordination de l'ensemble des contrats portés par le pôle et garantir la continuité de service et d'activités sur les thématiques traitées par le pôle ;
3. Assurer le management, la communication et l'information du pôle logistique et service, ainsi que le reporting au chef de service.
ACTIVITÉS
Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d'évoluer notamment en fonction du plan de charge du service.
Missions principales :
1/ Piloter l'activité du pôle
1.1 Pilotage technique et administratif :
- Définir, suivre, analyser les indicateurs pour le pilotage de l'activité du pôle et de la qualité du service rendu
- Assurer l'élaboration et le suivi du budget relatif au pôle et dont il a la charge, en lien avec l'équipe « budget » du service
- Définir, mettre à jour les procédures et outils de suivi / pilotage dans chacun des domaines d'activités du pôle le nécessitant
- Intégrer les réglementations et leurs évolutions et assurer la veille dans son domaine
- Réaliser et tenir à jour le catalogue de service dans son domaine
- Assurer ou faire assurer la passation, le suivi et la coordination de l'ensemble des contrats portés par le service conformément au budget du service, en lien avec le service Achats
- S'assurer de la cohérence des interventions de son pôle avec les diverses directives et / ou stratégies de l'établissement (casernement, travaux)
- Assurer la communication à destination du service et plus largement de l'établissement quant aux missions / activités du pôle
- Représenter le service dans les diverses instances et / ou groupes de travail sur les thématiques de son domaine
- Assurer le rôle de conseil et de reporting à la cheffe de service
1.2 management du pôle logistique et service :
- Assurer la gestion RH du pôle (entretiens, recrutement, congés, gestion de la charge)
- S'assurer du bon déroulement des missions du pôle et de chacun de ses agents ;
- Veiller au respect des bonnes pratiques (EPI, gestes et postures, travail isolé)
- Animer la vie du pôle (réunion, information, communication, décisions notamment)
- Assurer la coordination des activités du pôle avec les autres pôles du service et avec les autres services
2/ Piloter, en cohérence avec les moyens disponibles (budgétaires, humains et matériels) l'ensemble des prestations de logistique et service rentrant dans le périmètre du pôle LS, qu'elles soient réalisées en interne et/ou externalisées et notamment :
- Manutention : coordonner les interventions en lien avec le gestionnaire de contrat de service - responsable de la cellule Logistique / Manutention
- Logistique et service : en lien avec les gestionnaires de contrats de service responsables de ces items : coordonner le soutien dans ces domaines notamment les activités :
o gestion du courrier et des colis de marchandises
o gestion des transports externes et de la flotte de véhicules de service
o gestion du mobilier (achat, renouvellement, réparation, gestion du stock)
o gestion des fluides spéciaux
o gestion de la déchèterie
o gestion des marchés de services (Déchets, nettoyage, nuisibles, espaces verts)
- Reprographie : coordonner les activités en lien avec le gestionnaire de contrat de service - responsable de la cellule Reprographie
Missions secondaires :
- Œuvrer occasionnellement avec les équipes en cas de pic d'activité ou de manque de personnel
- Contribuer aux autres activités du service lorsque cela est nécessaire.
- Contribuer activement au mode de travail collaboratif au sein du service et en mode projet
- Assurer la suppléance des autres managers du service en cas de nécessité (notamment absences)
- Participer autant que de besoin aux diverses instances, groupes de travail et/ou comités de l'établissement dans le domaine d'activité du pôle
- Contribuer à l'élaboration de guide, procédures
- etc.