Assistant exécutif (h/f)

Job Description

Pour notre Mid-Europe Cluster (France, Belgique, Luxembourg et Suisse) nous sommes à la recherche d’un(e):

Assistant Exécutif (H/F)

La Position

L’Assistant Exécutif apporte un support principalement de type administratif et organisationnel auprès du Directeur Général. Il assure également une mission de service auprès de l’ensemble des équipes tout en jouant un rôle de transversalité au sein des Directions en fluidifiant les communications et les interactions entre les parties prenantes internes.

L’Assistant Exécutif est chargé de la gestion administrative des dossiers de la Direction ainsi que du suivi des engagements budgétaires en lien avec les services Achats et la Finance. L’Assistant exécutif est également un contributeur essentiel au bon déroulé des projets spécifiques du cluster en fournissant le support nécessaire à l’ensemble du cluster et en favorisant la transversalité de ses équipes.

Dans le cadre de ses activités, l’Assistant exécutif doit avoir une bonne connaissance des procédures internes, il doit maîtriser les règles de compliance et de confidentialité. Il doit également maîtriser les systèmes informatiques et outils en vigueur.

Responsabilités

Pour le cluster, les activités de l’Assistant exécutif sont organisées autour des points suivants et sont susceptibles de varier en fonction de l’organisation interne du cluster.

Facilitation des activités du département

1. Assiste le/les Directeurs dans leurs activités (agenda, préparation de documents, élaboration de documents divers…).
2. Organise les déplacements/voyages, incluant les initiatives liées au cluster : réservation des moyens de transport, réservation de l’hébergement et activités associées.
3. Saisit les notes de frais associées aux déplacements/voyages.
4. Assure l’organisation logistique des réunions d’équipe pour le/les Directeurs (invitation, logistique, préparation de documents), le cas échéant sur un périmètre cluster.
5. Responsable du classement sous un format accessible aux départements (référent procédure, organisation de l’archivage, garant de l’archivage) selon les directives de la Direction et du Groupe.
6. Suit l’intégration des nouveaux arrivants (création des comptes outils, accueille, gestion administrative liée aux commandes du matériel, formation aux outils/process).
7. Garantit la bonne communication des informations à l'ensemble des services/départements.
8. Sert de point de référence pour la Direction et de point de contact vis-à-vis des autres divisions.
9. Recueille et diffuse les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe.
10. Rédige les supports de communication interne (rapport, comptes rendus, notes de service, newsletter, slides…).
11. Elabore et suit le planning des congés de l’équipe.
12. Propose et met en place des solutions et dispositifs auprès des collaborateurs afin de favoriser le bien-être au travail et la convivialité au sein de la Direction et du cluster.
13. Doit assurer le back-up des assistantes des autres départements.

Suivi des engagements budgétaires

1. Renseigne l’ensemble des informations liées à la création des fournisseurs et apporte des modifications si besoin.
2. Emet les bons de commande et réceptionne les commandes reçues des fournisseurs.
3. Suit l’achat de prestations auprès de fournisseurs : réceptionne et suit les devis et contrats fournisseurs.
4. S’acquitte de la mise en règlement des factures et suit leur bon paiement.
5. Traite et suit les provisions éventuelles.
6. Est en lien avec la plateforme du service financier hébergée en Europe.
7. Relit et suit les contrats puis alerte en cas de non-conformité, en coordination avec le service Achat.
8. Assure le suivi le budget avec le directeur du Département.

Participation à des projets spécifiques

1. L’Assistant exécutif peut être amené à contribuer et/ou à conduire des projets spécifiques aux départements que son équipe soutient ou en transversal dans l’entreprise sur des process dont il est référent dans le respect de la réglementation et des procédures du groupe et être force de proposition sur des procédures ou méthodes de travail à simplifier/améliorer.

Éducation, expérience et compétences requises

1. Formation : Diplôme / Formation : Bac +2 (BTS,DUT…) Bac+3 (Licence) en assistanat de gestion ou Licence en gestion.
2. 5 ans sur un poste similaire ou sur un poste intégrant une forte dimension support administratif cross fonctionnel.
3. Gestion budgétaire.
4. Organisation de réunion/séminaire Technique de communication Création et suivi de tableaux de bord.
5. Maitrise du Pack office et des outils digitaux.
6. Capacité à travailler en autonomie.
7. Capacité à organiser son travail, prioriser et hiérarchiser les besoins et les attentes Respect de la confidentialité.
8. Faire preuve de proactivité et d’agilité.
9. Bon relationnel et capacité à favoriser la collaboration et la transversalité.
10. Anglais courant.
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