Chargé(e) de gestion administrative et financière h/f

Chargé(e) de Gestion Administrative et Financière H/F

Rattachement Hiérarchique : Responsable du Service Garage

Affectation géographique : Centre Technique Municipal

Filière / Cadre d'emploi : Assistante Administrative / Adjoint Administratif Territorial

Activités :

A propos de la dimension administrative

* Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique des collègues, des fournisseurs, etc.

* Répondre aux mails

* Communiquer avec les services (délai des réparations, restitution véhicules...)

* Effectuer les demandes de réservation des véhicules mutualisés

* Gérer les bris de glace et contrôler les constats amiables

* Effectuer les demandes d'assurance

* Intégrer les nouveaux véhicules dans les logiciels métiers

* Planifier et saisir les astreintes des agents

* Planifier et suivre les convocations pour les contrôles périodiques

* Planifier et suivre intégralement les Vérifications générales périodiques des équipements

* Participer aux tâches technico administratives de l'atelier et du parc

* Gérer et mettre à jour le fichier de suivi des travaux sur les véhicules

* Suivre et mettre à jour les Taxes à l'essieu

* Assurer l'approvisionnement en carburant et suivi du stock, suivre les consommations

* Mise à jour des prix des carburants

* Assurer la création des codes chauffeur

* Procéder aux réformes administratives des véhicules (procédure VHU)

* Gérer l'armoire à pharmacie

* Rendre compte auprès de la hiérarchie

A propos de la dimension financière

* Demander des devis aux entreprises

* Engager des bons de commandes et réaliser les notes correspondantes

* Enregistrer, vérifier et pré liquider des factures

* Réaliser les Etats Des Sommes dues

* Suivre les budgets, les rattachements

* Suivre et relancer des marchés

Vous êtes...

Titulaire d'une formation de type Bac dans le domaine de l'accueil et/ou de l'administratif, vous justifiez d'une première expérience dans ce secteur.

Votre sens de la relation usager, votre organisation, vos qualités relationnelles, votre rigueur ainsi que votre capacité d'adaptation sont indispensables à l'exercice de ces missions.

Vous connaissez :

* le statut de la fonction publique territoriale, l'environnement territorial et les différents partenaires

* le contexte et les enjeux de la collectivité

* les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs

* les instances de décision de la collectivité

* le fonctionnement des services des collectivités

* les principes rédactionnels du compte rendu

* le fonctionnement de l'internet et de l'intranet

Vous maitrisez :

* les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ainsi que les principes rédactionnels de la note de synthés

* les logiciels de bureautique Word, Excel, logiciels spécifiques courrier et finances

* les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes)

* les notions d'organisation et de gestion du temps

Vous êtes capable :

* d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

* de vous exprimer correctement oralement et par écrit

* de concevoir et suivre des outils de planification

* d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

* de prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers