Assure l'accueil, l'information et l'orientation des usagers et visiteurs du SDASE (accueil physique et téléphonique),
Gère l'agenda du chef du service départemental de l'aide sociale à l'enfance et de son adjoint : prise, organisation et suivi des RV, réunions, déplacements, inscriptions colloques, formations, …),
Prépare les fonds de dossiers qui s'y rapportent en lien avec la direction ou les services concernés selon les cas,
Suit les instances et assure les liaisons avec le secrétariat du DGA,
Prend en charge et assure le filtrage des communications téléphoniques, consulte et gère la messagerie,
Assure les activités suivantes :
- prise en charge du courrier à l'arrivée et au départ : réception, enregistrement et ventilation du courrier entre le service et les autres services,
- contrôle et mise en parapheur du courrier à la signature du chef de service et de son adjoint,
- saisie des dossiers pour signature du DGAS et/ou DGS, PCD, élus sur le logiciel courrier et suivi,
- saisie et mise en forme des rapports et délibérations AD/CP sur le logiciel KDELIB pour les dossiers de la Direction,
- prise en charge de la circulation, diffusion d'informations relatives à la Direction ou hors direction envers l'encadrement et les agents à la demande du chef de service et de son adjoint,
- mise à jour et diffusion des organigrammes, listes téléphoniques, annuaires et autres documents,
- préparation et suivi du planning des congés de l'encadrement,
- saisie des commandes de fournitures de bureau et du matériel, petit mobilier pour le service,
- réservation des salles de réunion au CD ou à l'extérieur,
- travaux de photocopie,
- classement et archivage des dossiers du service,
- sur le volet RH : suit la préparation des CAP, CT, participe à la préparation du plan de formation, suit les évaluations annuelles, les stagiaires, les recrutements…,
- recherche documentaire ou autre sur intranet et internet, presse, etc.,
- suivi des échéances (plan de charge, tableaux de bord, indicateurs d’activité, statistiques…),
- organisation et participation aux réunions internes du service : OJ, comptes rendus et suivi des décisions,
- proposition de rédaction de courriers réservés et notes et de conception de tableaux de bord.
-Suivis de tableau de bord en lien avec l’activité du service : jeunes majeurs, places relais.
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