Gestionnaire de scolarite des doctorants(h/f)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.


Structure d'accueil

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d'ingénieurs française au classement de Shangai.

Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d'excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.

Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l'enseignement.

La direction d’Appui à la recherche est un service dédié au montage et à la gestion administrative et financière des projets de recherches portés par l’ESPCI et de la scolarité des doctorants.

Au sein de cette direction, le / la chargé.e d’appui aux projets de recherche assure le montage de projets de recherche complexes et/ou stratégiques de l’ESPCI-Paris-PSL en lien avec les autres établissements de PSL et les autres services supports de l’ESPCI.


Activités principales

Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :

1. Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat.
2. Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçus en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI.
3. Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies.
4. Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM).
5. Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants.
6. Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI.

Organisation des soutenances de doctorat :

1. Préparer et organiser les soutenances.
2. Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance.

Délivrance des diplômes :

1. Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs.
2. Editer et envoyer les diplômes.

Accueil et recrutement des doctorants :

1. Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales.
2. Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI.
3. Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats.
4. Mettre en place les conventions de cotutelles.
5. Mettre en place les conventions d’enseignement et assurer leur suivi.
6. Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants.
7. Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat.


Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Le poste est rattaché à la Directrice de la Direction d’Appui à la Recherche. La Direction d’Appui à la recherche est composée d’une directrice, d’un.e adjoint.e, d’un.e chargé.e de mission europe, d’un.e chargé.e d’appui à la recherche, d’une gestionnaire financière des contrats de recherche et d’une gestionnaire de la scolarité des doctorants. La DAR s’articule autour de plusieurs grands domaines :

1. Le montage administratif et financier des projets déposés par l’ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux.
2. La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats.
3. Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et du budget de masse salariale des contrats de recherche.
4. La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l’ESPCI et de l’Institut Curie.
5. La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL.


Profil du candidat


Savoirs et compétences attendus

Connaissances transversales requises :

1. Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat.
2. Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.


Savoir-faire opérationnel

Savoir-faire requis :

1. Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes.
2. Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat.
3. Capacité à hiérarchiser et à prioriser.

Savoir-faire :

1. Avoir le sens de l’accueil.
2. Faire preuve d’organisation et de précision.
3. Utiliser des logiciels de bureautique.
4. Planifier son travail.
5. Travailler en équipe.

Savoir-faire transversaux :

1. Informer et rendre compte à sa hiérarchie.
2. Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
3. Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.


Compétences linguistiques

Maîtrise de l’anglais appréciée.


Savoir-être

1. Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel.
2. Aptitude à travailler en équipe.
3. Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels.
4. Autonomie, méthode et rigueur.
5. Sens de l’organisation et de la coordination.
6. Disponibilité, discrétion et confidentialité.
7. Polyvalence et capacité d’adaptation.


Diplôme et expérience professionnelle

Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent.


Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.


Modalités de recrutement

Catégorie : Catégorie B

Filière : Administrative

Le poste est à pourvoir :

par voie contractuelle pour une durée de 6 mois pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.


Modalités de candidature

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à recrutement@espci.fr et lucie.ebran@espci.fr.


Autres informations

Durée du contrat : 6 mois

Emploi type (filière ITRF ou équivalent) : filière administrative.

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