Agent d'accueil et de gestion administrative (h/f)

Activités et tâches principales du poste
Agent d'accueil à la mairie (base 25H)
Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Apporter un premier niveau d'informations sur la commune (en interne et en externe) : l'organisation des services communaux, les services présents dans la collectivité, le site internet de la ville, les infrastructures communales et intercommunales, les manifestations communales, ...
- Filtrer le public entrant et sortant
- Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
- Recueillir, vérifier et afficher les informations relatives à la vie de l'établissement
- Garantir la confidentialité des informations
- Gérer la régie des photocopies
Etat Civil :
- Gérer les demandes d'extrait d'acte d'Etat-Civil et les attestations et certificats divers (attestations d'accueil, de domicile ou de résidence, les légalisations de signature, etc.)
- Participer à l'organisation matérielle du recensement militaire
- Gérer les opérations funéraires en lien avec les funérariums (transports de corps, permis d'inhumer, certificats de crémation, ...)
Recueillir les dossiers CNI et Passeports :
- Gérer les dossiers de demandes et en assurer le suivi jusqu'à la délivrance du document sollicité.
- Assurer l'interface avec la préfecture si besoin.
Gérer les commandes de fournitures administratives
Secrétariat courant de la Police Municipale :
- Tenir à jour le registre des objets trouvés
- Rédaction des arrêtés de circulation et voirie
- Affichage des arrêtés municipaux
- Saisie des courriers
Secrétariat général :
- Rédiger divers documents simples : courriers, mails, comptes-rendus, .
- Mettre en forme certains documents : courriers, notes, mails, .
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées.
- Mettre à jour le registre des délibérations et archivage du registre.
- Affranchissement du courrier
- Assurer la gestion des demandes d'achat et des bons de commande de l'administration générale, de leur réception à leur diffusion.
- Collecter les inscriptions scolaires réceptionnées à l'accueil et scanner les dossiers au secrétariat général.
- Gérer le recensement de la population.
Classer et archiver les documents administratifs

Agent d'accueil à la Maison des Services - France Services (base 10H)
Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics
- Apporter un premier niveau d'information sur l'établissement : son organisation, les services présents...
- Apporter un premier niveau d'information dans la recherche d'hébergement, de lieux touristiques et spécifiques (guides, plans, sites internet .)
- Filtrer le public entrant et sortant
- Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
- Recueillir, vérifier et afficher les informations relatives à la vie de l'établissement
- Garantir la confidentialité des informations
Régie de recettes :
- Suppléant du régisseur principal pour exécuter des services proposés au public
Suivi des informations et des services proposés :
- Gestion des plannings des salles
- Tenue et diffusion de la bourse aux logements
- Tenue des statistiques des fréquentations

Conditions et contraintes d'exercice
- Horaires fixes imposés correspondant à l'ouverture au public dont un samedi matin sur 3 à la mairie
- Congés à prendre en fonction de l'équipe
- Manutention manuelle, contraintes posturales, gestes répétés
- Travail sur écran
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers
- Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue irréprochables
- Situation de contact avec le public

Experience: 2 An(s)

Compétences: Méthode de classement et d'archivage,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Accueillir, orienter, informer une personne,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.