Secrétaire technique (h/f)

Description du poste :
Notre client recherche pour son site de Saint Grégoire (35), un(e) Secrétaire Technique (h/f)
Poste en CDI
Possibilité de temps partiel
En relation directe avec le responsable d'agence et les ingénieurs, vous avez en charge :
- Assure l'accueil physique et téléphonique de l'agence ;
- Enregistre et trie le courrier entrant de l'agence ;
- Gère le transfert du courrier à destination du siège ;
- Enregistre les sollicitations et les commandes ;
- Saisi les devis, valide les commandes et établi les factures sur le logiciel de gestion commerciale ;
- Retourne les ordres de services ou tout autre document relatif à une commande après validation des chargés d'affaires ;
- Réalise les avoirs et les refacturations ;
- Met en forme les devis, les rapports, les courriers, les notes, les comptes-rendus, etc. sur traitement de texte ;
- Met en forme les annexes des livrables sur les logiciels ad-hoc (coupes des sondages, plans, cartes, feuilles de calculs, etc.) ;
- Organise et suit la diffusion des documents pour les relectures et les corrections ;
- Assure la mise en forme définitive des livrables ;
- Gère la diffusion des devis, des courriers, des rapports ou autres livrables, ainsi que des factures au client ;
- Prépare les dossiers de réponse aux appels d'offres et gère le dépôt sur les plateformes dématérialisées ;
- Assure le dépôt des factures sur les plateformes dématérialisées ;
- Gère le courrier sortant et l'enregistre si besoin ;
- Assure du bon ordonnancement des fichiers informatiques ;
- Gère le tri des documents du projet avant l'archivage ;
- Prépare les éléments pour les demandes de déclarations préalables et les attestations nominatives, et en assure le suivi ;
- Prépare le tableau de relances commerciales à la demande du responsable d'agence, et le met à jour du retour des ingénieurs chargés d'affaires ;
- Réalise les tâches courantes de secrétariat (classement, reprographie, .) ;
- Gère le réassort des commandes des fournitures pour l'agence avec l'aval du responsable d'agence
- Assiste le responsable d'agence dans la relation avec les prestataires externes d'entretiens, de réparations et de maintenance des locaux de l'agence.
Description du profil :
- Diplômé(e) en secrétariat ou expérience acquise à ce poste ;
- Sens du service client et du travail en équipe
- Rigueur, dynamisme, organisation ;
- Maitrise de l'orthographe et de la conjugaison ;
- Maitrise des logiciels informatiques bureautiques et des logiciels métier
- Maitrise de l'utilisation d'un transcripteur.

Experience: Débutant accepté

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