Le(la) secrétaire en groupement réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations pour le compte des services opération, prévision, prévention du groupement territorial Est.Il (elle) accueille et renseigne les agents ou les interlocuteurs(rices) externes de l'établissement. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Enjeux :
Assurer la gestion administrative dans le périmètre de compétences des services opération, prévision et prévention.
Mission(s) principale(s) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des services opération, prévision et prévention du groupement territorial Est
- Gérer les contacts téléphoniques avec les services partenaires (services autorisation et des droits des sols du territoire, intercommunalités, mairies, services de la sous-Préfecture et Préfecture, pétitionnaires)
- Organiser et gérer le planning des agents du service :
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Préparer, mettre en forme et éditer des documents : courriers, comptes rendus, rapports.
- Assurer le traitement des dossiers administratifs relatifs à son domaine d'activité
o Assurer le suivi des heures supplémentaires des agents du service pour leur indemnisation ;
o Traiter les comptes rendus d'activités des services ;
o Créer et mettre à jour les dossiers dans les logiciels métier.
- Assurer la gestion du courrier et des courriels électroniques (collecte, enregistrement et répartition)
- Gérer l'organisation administrative des réunions (commissions de sécurité.) :
o Réserver les salles, envoyer les convocations.
- Renseigner les tableaux de suivi du service et mettre à jour les bases de données
- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents
Compétences, technicités et aptitudes exigées :
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Techniques de gestion de planning ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Procédures de gestion et d'instruction administratives ;
- Gestion administrative du courrier et des courriels ;
- Règles de classement et d'archivage ;
- Trier, classer et archiver des documents
- Bureautiques et outils collaboratifs.
Savoir-faire :
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur(rice) ;
- Recevoir, orienter vers le bon interlocuteur(rice) et/ou répondre aux courriels ;
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus...) ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Suivre les délais et gérer les échéances ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salle, envoi des convocations.) ;
- Elaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
- Rédiger des comptes rendus de réunions.
Qualités et aptitudes :
- Capacité d'adaptation ;
- Capacité à travailler en équipe ou en réseau;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Rigueur ;
- Curiosité intellectuelle ;
- Réserve et discrétion professionnelle.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Services du feu et de secours
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