Gestionnaire administratif·ve formation continue et alternance fca h/f

Missions

Sous l'autorité de la responsable de service Formation continue et alternance vous aurez pour missions d' assurer la gestion administrative des formations professionnelles continues et/ou en alternance de la FST, en collaboration avec les responsables de filières et les secrétariats pédagogiques.

Activités principales et associées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics de formation continue et publics alternants
- Informer et conseiller les publics sur les modalités de candidatures et financements possibles
- Traiter administrativement les dossiers
- Suivre l'inscription administrative et pédagogique des publics FC et alternants
- Collecter et centraliser les pièces nécessaires au paramétrage des applications de suivi des alternants (FCA
Manager et My Sup)
- Procéder au paramétrage des applications de suivi
- Suivre les temps de présence des publics : saisie des feuilles de présence, suivi de gestion et archivage
Afficher la suite
- Vérifier et transmettre au pôle financier les éléments en vue de la facturation, et les demandes d'indemnités
Transport, Hébergement, Restauration
- Assurer le secrétariat administratif en collaboration avec les équipes enseignantes
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et autres
documents aux différents intéressés (enseignants, étudiants, stagiaires FC).
- Assurer le suivi des conventions de formation (publics FC)
- Assurer la gestion des contrats d'apprentissage (secteur privé/public) et de professionnalisation (secteur privé)
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services et partenaires internes et extérieurs
- Élaborer des documents de suivi : tenir à jour des tableaux de bord, états de synthèse, reporting
- S'assurer de l'enregistrement et de l'archivage des pièces justificatives et comptables.
- Assurer la prise de contacts avec les partenaires externes (phoning, mailing, RDV en entreprises), qualification de fichiers d'entreprises
- Assurer la promotion de l'offre de formation continue et en alternance en organisant et participant aux événements de type salons, journées portes ouvertes, forums