Secrétaire assistant 50 % ressources et moyens et 50 % cohésion sociale (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Finalités de la fonction :
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Maison sociale
* Seconder l'équipe de direction et les agents d'accueil, ainsi que le Chef de service cohésion et les référents dans l'organisation de leurs activités et du travail des équipes
* Apporter un accueil téléphonique et physique de premier niveau aux usagers
* Assurer la gestion administrative des dossiers selon les modalités définies avec l'encadrement du service Missions / conditions d'exercice Secrétariat :
Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers, notes ou dossiers en application des procédures départementales et règlements (rédactions, frappe, mise en forme...)
Assurer la gestion des courriers entrants et sortants (réception, tri, distribution et affranchissement)
Être l'interlocuteur privilégié des partenaires et des membres des commissions
Assurer le suivi documentaire, effectuer le tri, le classement et l'archivage des dossiers médico-sociaux
Rédiger les comptes rendus de réunions de service
Tenir l'organisation des agendas de l'équipe et de la Direction
Garantir le suivi de planification et l'organisation logistique des réunions (salle, matériel...)
Assurer le secrétariat du Directeur, de la Directrice adjointe, de la Chef du service

Spécifiquement pour le service Cohésion sociale :
Garantir le bon déroulement des procédures administratives
Assurer la gestion administrative de dispositifs " cohésion sociale "
Préparer et instruire les dossiers examinés lors des commissions, en assurer leur suivi en lien avec les services instructeurs en réalisant l'interface entre les interlocuteurs et le travailleur social
Effectuer les recherches d'informations juridiques ou techniques utiles au traitement de dossiers
Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord et outils de pilotage du service (recueil des données, tenue de statistiques, bilan d'activité...)

Spécifiquement pour le service Ressources et administration générale :
Venir en appui des services de la Direction et de l'encadrement
Assurer le suivi RH des agents de la MSD et la transmission des documents relatifs à leur situation administrative
Suivre les stocks de fournitures, coordonner les demandes et effectuer les commandes
Réaliser l'interface entre les interlocuteurs dans le suivi administratif quotidien des dossiers
Assurer la gestion et le suivi de la Commission Territoriale Unique (Allocations Mensuelles, Secours Président)
Suivre les demandes administratives en lien avec les secrétaires (huissiers, préfecture, élus...)
Réaliser le transfert des dossiers usagers (interne et externe au Département) en lien avec les chefs de service et les différents pôles
Assurer la gestion des véhicules de service (contraventions et demandes spécifiques), en lien avec les agents d'accueil
Effectuer la mise à jour de la page Intranet dédiée à la MSD
Garantir la tenue à jour des listes internes (partenaires, téléphoniques...)
Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord et outils de pilotage du service (recueil des données, tenue de statistiques, bilan d'activité...)

Responsabilités administratives :
Distribuer les titres restaurants (référent TR)
Administrer la Régie Profils recherchés Vous avez des connaissances de l'environnement et des dispositifs d'action social, des acteurs et réseaux de l'action sociale.
Vous connaissez les procédures administratives internes et interinstitutionnelles.
Vous aimez le travail en équipe et vous êtes à l'écoute de vos collègues et des usagers.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de secrétariat et vous connaissez le logiciel métier (IODAS).
Diplomatie et disponibilité sont vos atouts.
Vous possédez des capacités de gestion du temps et vous avez le sens des priorités.
Vous serez capable d'initiative et vous savez travailler en autonomie mais aussi au sein d'une équipe.