Référent(e) administratif(ve) du secrétariat de Madame la Maire /R - NOYON
La ville de Noyon recrute un ou une assistant(e) administratif(ve) au sein du secrétariat de la Maire. L'agent(e) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif. Il ou elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il ou elle assiste le directeur de cabinet et les élus dans l'organisation du travail.
Savoir-faire
1. Traitement des dossiers et saisie de documents
2. Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
3. Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
4. Saisir des documents de formes et de contenus divers
5. Gérer et actualiser une base d'informations
6. Rechercher des informations, notamment réglementaires
7. Vérifier la validité des informations traitées
8. Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
9. Rédiger des documents administratifs
10. Enregistrer ou saisir des données informatiques
11. Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
1. Recevoir et orienter les demandes
2. Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
3. Rechercher et diffuser des informations
4. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
5. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
6. Conseiller les usagers sur les procédures
7. Rédiger des notes synthétiques
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
1. Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
2. Photocopier et assembler des documents
3. Trier, classer et archiver des documents
4. Synthétiser et présenter des informations
5. Préparer les dossiers pour les instances
6. Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
1. Gérer les agendas des élus et du service, prendre et organiser les rendez-vous
2. Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
3. Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
4. Utiliser des logiciels et des progiciels
Savoirs
1. Savoirs socio-professionnels
2. Techniques de secrétariat
3. Progiciels de gestion
4. Procédures du service
5. Logiciels de bureautique
6. Vocabulaire professionnel du service
7. Procédures administratives
8. Techniques de recherche documentaire
Savoirs généraux
Communication orale et écrite
Profil recherché
Capacités organisationnelles avérées, bonne gestion des priorités, capacité à faire preuve de discernement, parfaite maitrise de la rédaction, aisance relationnelle, qualité d'écoute, maitrise des outils numériques, discrétion, confidentialité, sens aigu du service public, réactivité, adaptabilité et disponibilité. Expérience sur un poste similaire exigée. Niveau de diplôme : Bac +2 minimum.
Qui sommes-nous?
La Ville de Noyon (Oise - 13 500 habitants), ville - centre de la Communauté de Communes du Pays Noyonnais (CCPN), recrute pour ses services. Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment : aménagement des temps de travail, télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles, reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu'à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine, semaine de travail possible sur 4.5 jours, participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 %, participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Merci de candidater directement sur le site. Si vous n'avez pas été recontacté par nos services dans un délai de 4 à 6 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue. Nous vous remercions par ailleurs pour l'intérêt porté à notre collectivité. Conformément aux valeurs de la collectivité, tous les postes sont ouverts à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicap.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif.
Vacant à partir du 26/04/2025.
#J-18808-Ljbffr
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