Gestionnaire d'assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) : Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

En lien avec la Responsable du service, participation à la bonne organisation et au bon déroulement des réunions municipales (Comité de direction, commissions, Conseil de Municipal et Conseil Municipal) dans le respect des procédures et des délais. Suivi des séances du Conseil Municipal. Administration fonctionnelle du logiciel Airs Delib en lien avec la DSI. Gestion des factures de formation des élus.

Missions / conditions d'exercice

Au sein d'une équipe de 5 personnes. Disponibilité selon le calendrier des réunions (le soir), heures récupérables - 5 séances de Conseil Municipal et 25 réunions de commissions par an. Polyvalence sur l'ensemble des missions du service.

1. Organisation, secrétariat et suivi des réunions municipales :
* Instruction des projets de délibération
* Elaboration des ordres du jour des réunions
* Convocation et suivi logistique des différentes réunions municipales
* Elaboration et envoi des dossiers
* Assister à certaines réunions
* Rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus
* Suivi des réunions (mesures d'affichage ou publication)
* Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité
* Elaboration des registres des délibérations
1. Instruction des arrêtés municipaux :
* Enregistrement et numérotation
* Envoi au contrôle de légalité
* Publication
* Diffusion aux services concernés
* Elaboration des registres
* Archivage
2. Rédaction de courriers et actes divers

Responsabilités et résultats attendus :

* Maîtriser les procédures administratives pour l'organisation des réunions municipales, sur la base des dispositions du Règlement intérieur du Conseil Municipal et du Code Général des Collectivités Territoriales.
* Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de la Ville et les communes associées.
* Au sein du service, être en mesure de pallier l'absence d'un-e collègue (polyvalence).
* Souci d'efficacité et de résultats / qualité du service rendu.

Profils recherchés

Compétences métier :

* Capacités organisationnelles
* Méthode
* Notions financières et budgétaires
* Prise de notes
* Qualités rédactionnelles
* Connaissance du fonctionnement des services municipaux
* Connaissance du fonctionnement des instances municipales (Un "Vis mon job" est possible)
* Maîtrise de l'outil informatique : Word (indispensable) et Excel (bureautique)
* Capacité à utiliser les logiciels métiers (une maîtrise préalable des logiciels Airs Délib et Coriolis serait un plus)

Compétences comportementales :

* Grande Discrétion
* Rigueur
* Initiative, anticipation
* Diplomatie
* Réactivité
* Coopération
* Esprit d'équipe
* Résistance au stress
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