Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
- Organisation de l’agenda du sous-préfet, contacts téléphoniques, rendez-vous (visites communales, entreprises, divers partenaires)
- Rédaction de correspondances pour M. le sous-préfet
- Aide ponctuelle à la mise en place de réunions
- Suivi des parapheurs
- Organisation des repas, réceptions, en liaison avec le personnel de la résidence
- Organisation des déplacements en liaison avec le chauffeur
- Relations permanentes avec les autres services de l’État (préfecture, SGCD, DDT, DDETSPP, forces de sécurité), parlementaires, élus, collectivités locales, services extérieurs de l’État
- Accueil physique et tri du courrier arrivé
- Tenue du Pressbook
- Gestion des Moyens :
- suivi du budget de la résidence (enregistrement des dépenses, cartes achats, fiches financières)
- Suivi de l’inventaire de la résidence (logiciel TELEINV)
- Suivi du livre de cave
Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service.
L’assistante de direction travaille en binôme avec l’agent en charge des interventions.
Votre environnement professionnel :
Activités du service
- conforter la sous-préfecture comme échelon de proximité de l’État dans l’arrondissement
- accompagner les élus et leurs services au quotidien dans la définition et la conduite de projets
- assurer les missions départementales confiées à la sous-préfecture : Services publics (France services...), numérique (France numérique ensemble, très haut débit, téléphonie mobile), Massif des Vosges, plan national pour le loup, classement UNESCO chapelle de Ronchamp
- coordonner et animer l’action des services de l’État
Composition et effectifs du service
- 1 sous-préfet
- 1 secrétaire général (cadre A)
- 1 chargée de mission (cadre A+)
- 1 secrétaire général adjoint (cadre B)
- 4 agents (B et C)
- 1 chauffeur
- 1 personnel de résidence
Liaisons hiérarchiques
sous-préfet, SG, SGA
Liaisons fonctionnelles
Services de l’État, collectivités locales, acteurs économiques, élus, personnalités
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel
- Avoir des compétences budgétaires et comptables
- Avoir des compétences en informatique - bureautique
Savoir-faire
- Savoir s'organiser
- Savoir rédiger
- Avoir l'esprit de synthèse
Savoir-être
- avoir le sens des relations humaines
- savoir s'adapter
- savoir s'exprimer oralement
Vos perspectives : Evolution sur tout autre poste à responsabilités similaires voire supérieures
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans
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