Chargé du suivi administratif du personnel h/f

Présentation du GIP FCIP : Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle. Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie, et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres. Le GIP-FCIP de Lille pilote et organise la formation de près de 7000 apprentis grâce à un Centre de Formation d’Apprentis académique (CFA) lui-même appuyé sur 60 Unités de Formation par Apprentissage (UFA) déployées sur l’ensemble du territoire académique. Acteur engagé, notamment en matière de RSO, le GIP FCIP de Lille s’attache au développement des compétences de ses agents et défend une politique d’accès à la mobilité interne. Présentation du service : Le Département Gestion des personnels assure le traitement et la gestion des agents en matière de gestion des ressources humaines pour la réalisation des actes administratifs dans le respect des règles, des techniques et des procédures. Il gère l’administration RH de 435 agents environ siège et hors siège. Présentation du poste et de ses missions : Placé sous l’autorité du Chef du Département Gestion des Personnels, le chargé du suivi administratif du personnel assiste le Chef du Département Gestion des Personnels dans la gestion administrative et opérationnelle des personnels. Il est en lien privilégié entre le Chef du Département et les agents. Des dossiers spécifiques lui sont également confiés. Pour accomplir sa mission, le chargé du suivi administratif du personnel sera chargé de : Assurer la gestion administrative du personnel Veiller au respect des droits et obligations, du règlement intérieur de la structure Établir les contrats de travail des nouveaux agents pour donner suite aux recrutements dans le respect des règles et des procédures de la structure Assurer la gestion administrative des salariés, lors par exemple des fins de période d’essai ou lors des renouvellements de contrats chaque année scolaire Rédiger les CDD ou avenants aux contrats, en relation avec les services concernés dans le cadre de remplacements, de congés parentaux, de reprises à mi-temps thérapeutique… Suivre les contrats des personnels en lien avec le service paie Participer à la campagne de renouvellement des contrats : recenser les besoins, préparer le renouvellement des contrats (envoi aux intéressés, demande de pièces, relances, suivi des différentes étapes de signature…) Assister le Chef du Département Gestion des Personnels Assister le Chef du Personnel dans ses tâches et instruire les dossiers confiés Participer à la gestion de dossiers confiés aux autres agents du service (traitement des demandes indemnitaires formulées, tickets restaurant, indemnités télétravail, etc.) Gérer le dossier des indemnités forfaitaires de télétravail Mettre en place des outils de suivi et espaces partagés en lien avec d’autres services (ressources humaines, paie, apprentissage) Participer aux groupes de travail sur les thématiques de ressources humaines Réceptionner les courriers administratifs relatifs aux démissions des agents, demande de changement de quotité, etc. et instruire les dossiers Centraliser les demandes sur les dossiers confiés concernant la gestion du personnel Participer à des actions de communication interne (Flash RH, Espaces Temps Communication) Accompagner le Chef du Département Gestion des Personnels, dans l’amélioration du système de management de la qualité du service Participer à la gestion du SIRH et de l’adresse générique RH Participer à la construction du bilan social et assurer une veille législative Rechercher ponctuellement des éléments juridiques Contribuer à la construction du bilan social en lien avec la SGA-RH et le Chef du Personnel Contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM) Respecter les procédures qualité du service Relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ Profil du candidat : Le poste requiert idéalement un diplôme de niveau Bac3 dans le domaine de la gestion du personnel. Une première expérience réussie sur un poste équivalent serait souhaitable. Toutefois, un niveau de diplôme inférieur pourra être accepté à condition de justifier d’une expérience significative de plusieurs années sur un poste similaire. Connaissances requises : Le candidat doit posséder une bonne connaissance : De l’environnement de l’éducation et de la formation, qu’elle soit initiale ou continue Du contexte professionnel en lien avec la gestion des ressources humaines Des réglementations et techniques spécifiques au domaine Des techniques de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral Compétences opérationnelles attendues : Le candidat devra être capable de : Rédiger et mettre en forme des documents professionnels Mettre en œuvre des procédures et appliquer les règles en vigueur Apporter des réponses adaptées aux besoins spécifiques identifiés Maîtriser les outils bureautiques ainsi que les logiciels de gestion des ressources humaines et les bases de données Traiter des données, créer des reportings et des tableaux de suivi Analyser des informations, les interpréter et en tirer des conclusions pertinentes Réaliser des synthèses claires et structurées Faire preuve d’aisance rédactionnelle Planifier ses activités et respecter les délais impartis Rendre compte de son travail de manière claire et synthétique Travailler efficacement en équipe Compétences comportementales recherchées : Le candidat devra démontrer les qualités suivantes : Autonomie dans l’organisation de son travail Sens de l’initiative et capacité à proposer des solutions Précision, rigueur et fiabilité dans l’exécution des missions Esprit de synthèse pour analyser et structurer l’information Excellentes compétences relationnelles et sens du travail collaboratif Capacité d’écoute et de compréhension des besoins des interlocuteurs Sens de l’organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches en parallèle Adaptabilité face aux évolutions du contexte professionnel Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées Maîtrise de soi et capacité à gérer les situations de pression Réactivité pour répondre efficacement aux demandes et imprévus Conditions d'accès au poste : Le poste est ouvert : aux titulaires de catégorie B par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD reconductible. Conditions de travail et avantages : En tant que salarié du GIP FCIP, vous bénéficiez : - de titres restauration - d'un accès au CNAS dès 6 mois d'ancienneté - d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun - de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence Si ce poste vous intéresse et correspond à votre profil, nous serions ravi de recevoir votre candidature.