Assistant(e) de gestion administrative portail famille et chargée d'animation

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative Rémunération statutaire + 13e mois + Régime indemnitaire et offre de prestations sociales et culturelles (Plurelya) pour les fonctionnaires Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la Responsable du Pôle Administration Générale pour la partie Portail Famille et de la Responsable du pôle Communication/Animation de la Vie locale pour la partie animation, l'Assistant(e) de gestion administrative Portail Famille et chargé(e) d'animation sera en charge du traitement des dossiers et de la facturation en lien avec le Portail Familles, et participera à l'animation de la vie locale. Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES :

Dans le cadre de la gestion du Portail Famille

•Traitement des dossiers et saisie des documents
•Facturation des services aux usagers
•Relations avec les usagers ou services utilisateurs (inscriptions, prestations périscolaires, repas de personnes âgées…)

Dans le cadre des activités d’animation

•Participation à l’animation de la vie locale : organisation des fêtes, cérémonies, manifestations…. (réunions, préparation, courriers …)
•Participation à l’accueil, l’accompagnement, le conseil et la gestion des demandes aux associations
•Participation à la gestion des plannings d’occupation des salles, établissement des conventions, gestion de prêt de matériel…

ACTIVITES :

Dans le cadre de la gestion du Portail Famille

•Traitement des dossiers et saisie des documents dans le cadre de la facturation des services aux familles (restauration scolaire, repas aux ainés…)
•Gestion et actualisation des informations (Traitement, sécurisation, établissement de la facturation des services aux usagers, suivi des paiements, des impayés…)
•Vérification de la validité des informations traitées
•Accueil, conseil et accompagnement du public (demandes, procédures…)
•Veille règlementaire des documents et déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
•Etablissement de tableaux de suivi des activités du service
•Relations quotidiennes avec les services (Finances, Jeunesse, Communication)

•Régisseur suppléant de régie de recettes

Dans le cadre des activités d’Animation

•Organisation des manifestations municipales : conception de projets et suivi, participation aux réunions de préparation, réalisation de courriers, d’invitations, d’affiches, de bons de commande, de plan, relations aux prestataires
•Participation aux manifestations ; coordination avec les services, Communication, Jeunesse, avec les services Techniques et de Restauration…
•Accueil des associations et du public ; établissement et gestion des conventions d’occupation de salles, prêt de matériels Profils recherchés oSens du service public,
oRigueur, autonomie, disponibilité,
oRespect des obligations de discrétion et de confidentialité,
oCommunication orale et écrite,
oCapacité d’écoute et de dialogue,
oMaitrise du Progiciel ARPÈGE et des logiciels de traitement de texte et de tableur
oPrise en compte des mutations numériques (Dématérialisation des procédures...)
oContraintes horaires en fonction des manifestations municipales