Conseiller commercial

Parce que nous souhaitons placer l'habitant au cœur de nos préoccupations et offrir plus qu'un logement, nous recherchons à la Direction Habitants & Territoires, sous la responsabilité de notre responsable de projet, un(e) Office manager.

Votre mission sera de faciliter la communication au sein de la direction, des services de l’entreprise et avec les partenaires externes pour optimiser la gestion administrative et la qualité de service rendus aux habitants.

Véritable soutien de la direction, l’office manager interviendra sur des missions de gestion et de suivi de la qualité de service et d’organisation des instances de concertation locative.


Assurer la gestion et l’organisation administratives de la Direction Habitants & Territoires :

1. Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique pour le siège au besoin
2. Gérer le planning et l’organisation administrative de la Direction Habitants & Territoires
3. Rédiger et saisir des courriers et des notes
4. Rédiger des bons de commandes
5. Participer aux réunions et réaliser les compte-rendu
6. Organiser des réunions évènements au sein de la Direction
7. Rassembler les pièces nécessaires et les organiser selon des procédures administratives définies.
8. Transcrire, présenter, organiser et exploiter l’ensemble ou une partie des informations techniques d’un service
9. Répondre aux demandes d’information des autres services ou de l’extérieur sur un domaine d’expertise du service
10. Suivre et mettre à jour les tableaux de bords et les indicateurs de pilotage
11. Suivre l’évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine


Analyser et contrôler le traitement de la demande client :

1. Extraire les données de l’ERP
2. Réaliser et mettre à jour les tableaux de bord du suivi de traitement de la réclamation clients et des objectifs fixés.
3. Préparer et animer le comité de suivi réclamations DHT (comité mensuel)
4. Rédiger et diffuser le compte rendu du comité


Etre le Référent interne de la Conciergerie (CRC) auprès de toutes les Directions :

1. Organiser et piloter les points d’activités avec le prestataire
2. Analyser les rapports d’activités transmis par le prestataire
3. Calculer et notifier les pénalités ou bonus au prestataire conformément au CCAP
4. Mettre à jour et transmettre les scripts de réponses pour le CRC
5. Assurer la communication de toutes les informations et/ou évènements internes utiles au CRC
6. Garantir la mise en place par le CRC des évolutions organisationnelles internes et/ou règlementaires
7. Gérer et suivre les anomalies du CRC remontées par les collaborateurs
8. Suivre la facturation de la prestation et le traitement des bons de commandes


Etre le Référent des relations auprès des instances de représentants des locataires :

1. Organiser les réunions de concertation locative (invitations, ordre du jour)
2. Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions
3. Etablir les contributions annuelles à verser aux associations de locataires
4. Suivre le plan de concertation locative et son application


Piloter les projets de la DHT à déployer sur court ou moyen terme (6 mois max) :

1. Mobiliser et coordonner les collaborateurs associés au projet
2. Animer les réunions « groupe projet » et assurer le suivi des livrables du projet
3. Assurer la communication en interne et/ou en externe sur le déploiement du projet


Suivre les indicateurs d’activités de la DHT :

1. Créer, suivre, et mettre à jour les tableaux de bords et les indicateurs d’activités de la DHT (vacance locative, impayés, etc….) en lien avec le service Contrôle de gestion


Elaborer un suivi ponctuel du bon déploiement de l’application des procédures qualité de la DHT (sondage, audit interne, ….)

Vous possédez un diplôme BAC +2/3 de type BTS Assistant de Manager, BTS Assistant de Gestion PME-PMI, DUT Gestion des Administrations et des Entreprises avec une première expérience significative 2 ans minimum sur un poste équivalent.


Savoir-être :

* Excellent sens relationnel
* Organisé(e)


Savoir-faire :

* Maitrise les techniques de secrétariat de direction
* Maitrise des outils informatiques de traitement de texte, de messagerie, de tableur, collaboratifs et ERP
* Maitrise des fondamentaux de la relation clients et de la qualité de service
* Techniques de gestion de projets

Au-delà de vos compétences professionnelles, nous recherchons une personne dynamique, dotée de capacité d'écoute, d'adaptation, de force de propositions et de discrétion.

Statut : Agent de Maîtrise - G3

Modalités d’organisation du temps de travail : 37 h + 12,5 jours de RTT

Fourchette de salaire : 25 - 32 k€ Annuel

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