La Ville de Hésingue recherche un(e) Agent d'accueil polyvalent à temps complet sous l'autorité de la responsable administrative.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Administratives :
Ø Accueil physique et téléphonique du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence - orienter vers les services et personnes compétentes - prendre des messages
Ø Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : rédaction ou mise en forme de courriers, mise en forme des rapports du secrétariat général
Ø Suivi des invitations adressées aux élus
Ø Gestion des déclarations d'arrivée et de départ
Ø Rédaction des arrêtés du maire : arrêtés de circulation, débit de boissons, ., et tenue des registres
Ø Gestion du recensement militaire
Ø Gestion des inscriptions à l'école et demande de dérogations de secteur scolaire
Ø Gestion et affichage des informations : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein du service
Ø Gestion des courriers
État civil : en soutien de la chargée d'accueil spécialisée état-civil ou en cas de vacance de poste
Ø Délivrance des extraits d'actes d'état civil
Ø Primo connaissances en matière d'état civil afin de pouvoir renseigner le public ou selon le cas traiter la demande : Pacs, naissances (reconnaissances et transcription avis de naissances), mariages, décès, tables annuelles et décennales, rectification, changement de nom
Urbanisme : en soutien de la chargée d'accueil spécialisée urbanisme ou en cas de vacance de poste
Ø Remise de formulaire et liste des pièces constituant le dossier - réception et enregistrement et suivi des dossiers
CCAS : en soutien de la responsable des affaires générales ou en cas de vacance de poste
Ø Accueillir des requérants, orientation et conseil - proposition d'aide par le CCAS
Ø Participer de manière générale activement à la mise en œuvre des missions et actions portées par le CCAS.
PEUT ÊTRE AMENÉ (E) À PARTICIPER À DIVERSES TACHES D'AIDE AU FONCTIONNEMENT DU SERVICE.
Profils recherchés
SAVOIR FAIRE/ CONNAISSANCES :
- Connaissances dans le domaine de l'état-civil, de l'urbanisme, des divers services à la population
- Maîtrise des outils de bureautiques et d'informatiques
- Esprit d'observation, d'analyse et de synthèse
SAVOIR FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Savoir interpréter et exécuter les tâches confiées par sa hiérarchie
- Avoir un bon esprit de synthèse
- Savoir communiquer au sein d'une équipe
- Capacité rédactionnelle
- Capacité relationnelle par rapport à l'accueil du public
SAVOIR ÊTRE :
- Rigueur
- Sens des relations humaines
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Esprit d'équipe
Experience: 1 An(s)
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Identifier, traiter une demande client,Assurer la confidentialité des informations,Utiliser les outils numériques,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Gérer les stocks de fournitures de bureau
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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