Assistant du directeur général adjoint (f/h)

Job Description
Le département du Rhône recherche un assistant du directeur général adjoint, acteur essentiel de l’organisation et de la gestion opérationnelle du pôle. Véritable orchestrateur de la fluidité administrative, vous jouerez un rôle central dans la structuration et l’optimisation des processus internes. Vous serez le garant de la bonne marche des opérations quotidiennes, en veillant à l’harmonisation des flux de travail et à la précision des informations.

Qui sommes-nous ?

Le conseil départemental du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l'éducation, la culture, la mobilité et l'aménagement du territoire.

Votre mission au quotidien :

En tant que véritable bras droit du directeur général adjoint et dans un rôle de coordination, vous jouerez un rôle clé pour assurer la bonne marche du pôle, notamment en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers. Vous serez ainsi responsable de la gestion de l’accueil, tant physique que téléphonique, tout en veillant à une communication fluide entre le DGA, les directions du pôle et les différentes parties prenantes de la collectivité. Vous assurerez également un suivi rigoureux des agendas, ainsi que des événements à organiser, afin de garantir une planification sans failles.

Dans le cadre de vos responsabilités, vous serez chargé de préparer les réunions et de rédiger les comptes rendus associés. Vous coordonnerez la logistique de ces rencontres, incluant la réservation des salles et des matériels nécessaires, ainsi que l’organisation des transports. Vous effectuerez des recherches documentaires et rédigerez les documents essentiels à la bonne conduite de ces réunions. Votre rôle en tant que rédacteur de comptes rendus, précis et détaillés, sera essentiel pour garantir la traçabilité des échanges et des décisions prises.

En parallèle, vous élaborerez et suivrez les dossiers internes, vous vous assurerez du respect des procédures et des délais, en rédigeant des notes, des synthèses et d’autres documents nécessaires à l’avancement des projets et activités de la direction. Vous veillerez à leur conformité et à leur bonne gestion, avec un suivi rigoureux des différentes étapes des projets en cours.

Dans un souci d’efficience, vous coordonnerez les activités du pôle, en supervisant les absences et les déplacements, ainsi que le traitement du courrier et la gestion des commandes de fournitures. Vous participerez également à l’optimisation des outils de gestion internes, en concevant, mettant à jour et harmonisant les procédures pour fluidifier le fonctionnement global. Vous serez également le garant de la qualité des documents produits, en assurant la correction des formes des notes, rapports et autres documents administratifs.

Votre rôle impliquera aussi la mise à jour régulière des tableaux de bord et des bases de données, ainsi que la gestion des communications internes, notamment par la gestion des boîtes mails génériques. En tant que référent informatique et archivage pour le pôle, vous veillerez à la bonne organisation de ces ressources. Enfin, vous devrez suivre de près les échéanciers et les délais institutionnels, afin d’assurer une exécution parfaite de chaque tâche et une communication optimale au sein du pôle.



Profil

Vos compétences utiles :

Pour exceller dans ce rôle, vous apportez une véritable passion pour les relations humaines, ainsi qu’une capacité à analyser et organiser de manière méthodique. Votre rigueur et votre discrétion vous permettent de naviguer avec aisance dans un environnement complexe et sensible, tout en maintenant une grande confidentialité. Votre aptitude à conseiller et à tisser des liens avec divers interlocuteurs fait de vous un interlocuteur privilégié, capable de vous adapter à chaque situation et à chaque public, qu’il soit interne ou externe.

Fort de premières expériences réussies en tant qu’assistant de direction dans la fonction publique, vous avez su démontrer votre expertise en gestion administrative et en coordination, ce qui vous permet de gérer avec aisance la diversité des missions qui vous sont confiées. Vous avez acquis une maîtrise des logiciels bureautiques et des outils métiers tels qu’ASTRE RH, OHRIS, KOLOK ou encore CORIOLIS, qui constituent de véritables alliés pour organiser et optimiser les processus internes de manière fluide et performante. Grâce à cette combinaison de compétences techniques et humaines, vous êtes un acteur clé dans le bon fonctionnement administratif du pôle.

Vos conditions particulières d'exercice :

Ce poste offre de nombreux avantages pour favoriser un environnement de travail épanouissant, tout en garantissant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Vous intégrerez une équipe dynamique qui met un point d'honneur à encourager la qualité de vie au travail (QVT), avec des activités collectives régulières et une politique de mobilité interne afin de soutenir votre évolution professionnelle.

Le poste est proposé sous un contrat à durée déterminée (CDD) de 4 mois, avec possibilité de prolongation d’un an à partir de juillet 2025. Il s'agit d’un poste à temps plein, rapidement disponible, et basé à Lyon 3ème, avec la possibilité de recourir au télétravail pour plus de flexibilité.

Vous serez classé dans la catégorie B, au cadre d’emploi des rédacteurs, dans la filière administrative, ce qui vous assurera un cadre de travail structuré et stimulant. Vous bénéficierez de 34 jours de congés payés annuels ainsi que de 12 jours de RTT pour préserver votre bien-être.

De plus, vous profiterez de la prise en charge à hauteur de 75% de votre abonnement aux transports en commun, d’une carte restaurant, ainsi que d’un accès à diverses prestations sociales et culturelles, sans oublier des avantages pour vos vacances et activités sportives, contribuant ainsi à votre qualité de vie en dehors du travail.



Informations contractuelles

Pourquoi nous ?

En plus d'une rémunération adaptée, nous offrons un régime indemnitaire, une prime annuelle, d'une carte restaurants et prise en charge de transport au-delà des minimums. Vous bénéficierez également d'une amicale, de prestations de CNAS et d'activités sur la pause méridienne (yoga, running ...).

Qu'attendre de nous ?

Découvrez ici comment notre équipe s'épanouit dans un environnement de travail stimulant et respectueux, axé sur la collaboration, la croissance et le développement personnel.

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes animé par la volonté d’organiser et de coordonner les activités dans un cadre rigoureux et structuré, ce poste est l’opportunité idéale pour mettre en œuvre vos compétences organisationnelles et votre sens de la gestion. Faites le premier pas aujourd'hui pour rejoindre notre aventure collective en cliquant sur le bouton "Postuler".

Pour aller plus loin, retrouvez nous en images :

* Découvrez vos futurs collègues ici :
* Voici le message d'accueil du directeur général des services et de la direction des ressources humaines :
* Enfin découvrez le département :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !


Requirements
Vos compétences utiles : Pour exceller dans ce rôle, vous apportez une véritable passion pour les relations humaines, ainsi qu’une capacité à analyser et organiser de manière méthodique. Votre rigueur et votre discrétion vous permettent de naviguer avec aisance dans un environnement complexe et sensible, tout en maintenant une grande confidentialité. Votre aptitude à conseiller et à tisser des liens avec divers interlocuteurs fait de vous un interlocuteur privilégié, capable de vous adapter à chaque situation et à chaque public, qu’il soit interne ou externe. Fort de premières expériences réussies en tant qu’assistant de direction dans la fonction publique, vous avez su démontrer votre expertise en gestion administrative et en coordination, ce qui vous permet de gérer avec aisance la diversité des missions qui vous sont confiées. Vous avez acquis une maîtrise des logiciels bureautiques et des outils métiers tels qu’ASTRE RH, OHRIS, KOLOK ou encore CORIOLIS, qui constituent de véritables alliés pour organiser et optimiser les processus internes de manière fluide et performante. Grâce à cette combinaison de compétences techniques et humaines, vous êtes un acteur clé dans le bon fonctionnement administratif du pôle. Vos conditions particulières d'exercice : Ce poste offre de nombreux avantages pour favoriser un environnement de travail épanouissant, tout en garantissant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Vous intégrerez une équipe dynamique qui met un point d'honneur à encourager la qualité de vie au travail (QVT), avec des activités collectives régulières et une politique de mobilité interne afin de soutenir votre évolution professionnelle. Le poste est proposé sous un contrat à durée déterminée (CDD) de 4 mois, avec possibilité de prolongation d’un an à partir de juillet 2025. Il s'agit d’un poste à temps plein, rapidement disponible, et basé à Lyon 3ème, avec la possibilité de recourir au télétravail pour plus de flexibilité. Vous serez classé dans la catégorie B, au cadre d’emploi des rédacteurs, dans la filière administrative, ce qui vous assurera un cadre de travail structuré et stimulant. Vous bénéficierez de 34 jours de congés payés annuels ainsi que de 12 jours de RTT pour préserver votre bien-être. De plus, vous profiterez de la prise en charge à hauteur de 75% de votre abonnement aux transports en commun, d’une carte restaurant, ainsi que d’un accès à diverses prestations sociales et culturelles, sans oublier des avantages pour vos vacances et activités sportives, contribuant ainsi à votre qualité de vie en dehors du travail.