Secretaire de la sousdirection sante (h/f)

Afin de remplacer un agent actuellement en arrêt maladie, le SIS 67 recherche un secrétaire (H/F) pour sa sous-direction santé.

VOS MISSIONS :
Assurer les activités de secrétariat de la sous-direction santé :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et correspondants ;
- Gérer les courriers, courriels et fax entrants et sortants, les enregistrer, les ventiler vers les différents
destinataires ;
- Vérifier, commander et réceptionner les fournitures bureautiques nécessaires au bon fonctionnement de la
sous-direction santé et de la pharmacie à usage intérieur ;
- Assurer la prise de notes lors des réunions puis en rédiger le compte-rendu ;
- Classer, mettre à jour et archiver des documents administratifs du service ;
- Réaliser divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de divers documents (procédures, notes de
service, comptes-rendus, rapports, tableaux.), envoi de courriels.
- Assurer la veille des correspondances internes sur l'intranet.
Participer à la gestion des agents de la sous-direction santé :
- Assurer le suivi des congés/absences des agents et en assurer la saisie dans le logiciel de gestion du temps
de travail ;
- Saisir les indemnités des membres volontaires de la sous-direction santé dans le logiciel dédié.
Gestion RH des personnels volontaires :
- Suivre les demandes reçues via le site internet du SIS 67 ;
- Suivre les arrêtés et dossiers de recrutement des personnels sapeurs-pompiers volontaires avec le service
engagement du SPV.
Gérer l'archivage :
- Assurer l'archivage des documents et dossiers générés par l'activité du service ;
- Suivre et alimenter le tableau des archives.
Gérer l'information :
- Réceptionner, traiter et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Participer à l'élaboration des supports de communication.
Secrétariat du groupement secours médical
- Classer, mettre à jour et archiver les documents du service ;
- Réaliser divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de divers documents (procédures, notes de
service, comptes-rendus, rapports, tableaux.), envoi de courriels.
Appui ponctuel au profit d'un groupement de la sous-direction santé :
- Assurer un appui ponctuel en cas de nécessité au profit d'un des groupements.

AVANTAGES :
- Prime de fin d'année ;
- Tickets restaurant ;
- Remboursement à hauteur de 75 % des frais d'abonnement aux transports en commun ;
- Durée hebdomadaire : 35 h (aménagés à 40h/sem avec des RTT).

PROFIL RECHERCHE :
- CDD uniquement ;
- Maitrise des techniques de communication orale et écrite ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (courrier électronique, word, excel, power point.) ;

Localisation
Service d'incendie et de secours
du Bas-Rhin
4 rue du Zielbaum
67200 STRASBOURG
CDD 1 mois renouvelable - Temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs (catégorie C)
Poste à pourvoir dès que possible
Date limite de candidature le 01/12/2024

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Faire preuve d'autonomie,Discrétion ,Maîtrise des outils informatiques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Services du feu et de secours

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.