Archiviste/chargé de gestion documentaire auprès des services producteurs

La Ville de toutes les initiatives, toutes les idées, toutes les audaces, toutes les cultures, et toutes les énergies recrute un (e) archiviste / chargé (e) de gestion documentaire auprès des services producteurs sur le cadre d’emploi d’Assistant de conservation à la Grand-Plage - Médiathèque et Archives municipales de Roubaix – Direction de la Culture – pôle Vitalité et cohésion sociale de la Ville.

Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents. Rejoignez-les !

Placé(e) sous l’autorité du responsable des Archives municipales, vous êtes en charge de la mise en place et du suivi de la politique d’archivage mixte (papier et électronique) de la collectivité, pour mieux répondre aux obligations légales de la collectivité. Vous agissez en étroite collaboration avec les services producteurs des documents et données afin d’assurer une meilleure gouvernance documentaire.

Vous êtes en charge des activités / missions suivantes :

• Vous savez :

• analyser l’existant et les besoins en gestion documentaire : prendre contact avec les producteurs, mener les audits et diagnostics de la production documentaire papier et électronique (circuit des documents, relevé des documents engageant la collectivité) ; prioriser les actions à mener en accompagnement de chaque service ;

• organiser, avec les services producteurs, des opérations de sélection des documents à conserver / à éliminer ; rédiger les bordereaux de versement et d’élimination ;

• mettre en place les outils et les méthodes d’archivage et de records management ; rédiger les tableaux de gestion des documents, les plans de classement ; rédiger les procédures d’archivage ;

• sensibiliser les responsables ; former les agents aux pratiques permettant de gérer les documents de manière efficace et sécurisée ; développer et animer le réseau des correspondants archives ;

• assurer la collecte et la conservation des documents utiles au bon fonctionnement de l’administration, en accord avec l’environnement réglementaire et RGPD.

Vos atouts :

❱ Savoirs

• Maîtriser le cadre législatif et réglementaire en matière d’archives publiques ;

• Maîtriser les techniques de gestion documentaire ;

• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales ;

• Avoir un socle de connaissance dans le domaine de la dématérialisation et de l’archivage numérique en collectivité territoriale ;

• Expérience appréciée dans le domaine des archives communales et du records management.

❱ Savoir faire

• Maîtriser les outils bureautiques : tableur, diaporama, traitement de textes ;

• Elaborer les outils métier : réco¬le¬ments, inven¬taires, bordereaux de versement et d’élimination ; supports et méthodes de sensibilisation à la bonne gestion documentaire.

❱ Savoir être

• Etre autonome, avoir le sens de l’organisation, de l’anticipation, faire preuve de rigueur, de méthode, de confidentialité

• Avoir le sens du relationnel, être diplomate, pédagogue, savoir faire preuve de persuasion ;

• Capacités rédactionnelles, maîtrise des techniques de communication.

• Capacité à communiquer, à conduire et à suivre un projet, à formaliser des procédures et à en assurer le suivi

• Curiosité, dynamisme