Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer les relations avec les services internes et externes
- Gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires
Assistance administrative
- Assurer la tenue de l'agenda du vice-président
- Organiser les déplacements du vice-président
- Traiter le courrier
- Centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes
- Rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.)
- Assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.)
- Classer et archiver les dossiers
Assistance logistique
- Planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents
- Assurer la gestion des fournitures du secrétariat
- Veiller à la maintenance du matériel commun
Missions spécifiques
- Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus
- Mettre à jour les données pour les envois divers (voeux, invitations, etc.)
- Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques
- Lorsque la signature de l'élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l'Assemblée
- Envoyer des courriers d'information suite aux décisions prises par la commission permanente
- Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.)
- Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d'intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers)
- Gérer les frais de déplacement de l'élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines
- Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l'élu, réservation du transport, de l'hébergement, transmission au chef de service)
- Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs
- Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur. Sous l'autorité de la cheffe du service des assemblées et en relation avec l'équipe, l'assistant(e) de vice-présidents veille à la bonne réalisation matérielle des missions incombant aux vice-présidents qu'elle assiste.
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