Secrétaire - assistant médico-social volant de mds en charge du dossier france services (f/h)

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'Action Sociale Territorialisée, il (elle) est le(la) premier(e) interlocuteur (trice) pour le public, les professionnels de la MDS, les partenaires et les différents services de l'institution.

Dans la limite de ses fonctions,

* il (elle) assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement.

* il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS, et au bon fonctionnement du secrétariat,

Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

ACTIVITÉS

Accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et des partenaires :
- Écoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes partenaires compétents ;
- Peut être amené(e) à aider administrativement le public ;
- Transmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches ;
- Dans les situations d'urgence, il(elle) évalue, alerte et fait le lien avec les travailleurs sociaux et/ou les responsables ;
- Participe à la gestion des plannings des permanences, gère la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales ;
- Accueille les professionnels et/ou les partenaires.

Gestion et suivi administratif des dossiers relevant de l'Action Sociale Territorialisée, de l'Aide Sociale à l'Enfance, de l'Autonomie et de la Cohésion Sociale :
- Gère et suit administrativement les dossiers : en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux (traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels), renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes sociales (tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des responsables et transmission des réponses par messagerie), tenue de tableaux de bord et de statistiques... ;
- Saisie informatique des données administratives et financières sur SOLIS ;
- Enregistre, met à jour et gère l'arborescence des serveurs utilisés sur la MDS ;
- Assure le classement des dossiers qui lui incombent, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux ;
- Prépare et envoie les mises à disposition des professionnels.

Organisation et secrétariat :
- Gère le courrier papier et électronique de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi, acheminement La Poste) ;
- Contribue à l'organisation des activités de la MDS (création et gestion d'outils) et peut assurer un soutien informatique auprès des professionnels de la MDS dans l'utilisation des logiciels et applications informatiques de la collectivité ;
- Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions ;
- Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archive ;
- Participe à la continuité du service public en lien avec le supérieur hiérarchique ;
- Assure en lien avec le responsable de la MDS les demandes d'interventions auprès des services ressources ;
- Participe aux réunions départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le DAST.

MISSION de COORDINATION DU DOSSIER FRANCE SERVICES :

* Suivi des 3 conseillers France services sur leur mission d'itinérance ;

* Préparation et animation des réunions mensuelles ;

* Contrôle quant à l'application des procédures internes, du RGPD, des procédures France services ;

* Suivi de la labellisation nationale " France services " ;

* Appui à la direction dans la représentation de la cellule lors des instances de l'ANCT ;

* Production d'un rapport annuel d'activité de la cellule ;

* Préparation des outils de communication, la publication des informations départementales sur le site internet en lien avec la direction de la communication.

MISSIONS ANNEXES - SPÉCIFICITÉS :

* Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social,...) et des nouvelles secrétaires-assistantes médico-sociale ;

* Préparation des rapports pour les instances délibératives et les commissions permanentes en lien avec l'activité de la France services ;

* Suivi des demandes de subvention liées aux dépenses d'investissement et de fonctionnement de la France services.

Compétences techniques :

* Connaître les spécificités de l'activité de la collectivité ;

* Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité et leurs dispositifs ;

* Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d'intervention ;

* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité ;

* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...) ;

* Utiliser les techniques de recueil (IP, IS)*, de traitement et de diffusion de l'information ;

* Rédiger des courriers, des notes ;

* Maîtriser les outils du pack bureautique (Libre Office) ;

* Utiliser les outils de messagerie (Bluemind, medimail, ) ;

* Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité : SOLIS, Nextcloud, PASIP, ... ;

* Une expérience dans le domaine du numérique en usages, de l'animation de réseau d'acteurs et du service aux usagers serait appréciée.

* Le recueil d'une IP ou IS peut être renseigné par une secrétaire-assistante médico-sociale si, et seulement si, aucun professionnel ou responsable ne peut se rendre disponible sur la MDS.

Compétences relationnelles :

* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique ;

* Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles ;

* Savoir créer un climat et une relation de confiance ;

* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers ;

* Respecter la notion de secret professionnel ;

* Savoir faire face à l'agressivité du public et mesurer le danger ;

* Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté ;

* Savoir écouter ;

* Être capable de reformuler ;

* S'inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel ;

* Être capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes ;

* Être en mesure de travailler en équipe.

Aptitudes personnelles :

* Décrypter les attentes et identifier les besoins ;

* Savoir être réactif et savoir faire preuve de capacité d'initiative ;

* Être autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail ;

* Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail ;

* Faire preuve de curiosité intellectuelle ;

* Avoir des capacités d'adaptation tenant compte de l'organisation propre à chaque site de proximité.

Spécificités du poste:
- Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble du territoire départemental : intervient selon un planning journalier sur l'ensemble des sites de proximité ;
- Planning modulable d'un jour à l'autre ;
- Règles relatives à la confidentialité et au secret professionnel ;
- Adaptation des horaires au poste : le temps de trajet pour se rendre sur les sites de proximité à partir de la résidence administrative de l'agent est intégré au temps de travail effectif ;
- Permis B et véhicule personnel : est amené(e) à se déplacer sur les sites extérieurs (présence des secrétariats sur les centres médico-sociaux annexes quand il y a des permanences sociales de la collectivité et/ou des organismes extérieurs, ...) ;
- Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points ;
- Moyens spécifiques mis à disposition :

*un ordinateur portable ;

*téléphone fixe et portable ;

*copieur de la direction.