Assistant(e) de formation - sainte-anne formation (h/f)

Contrat : CDD 3 mois renouvelable
Organisation du travail : Travail en équipe
Horaires : 07H36 par jour, 08h30 - 16h00, 08h45 - 16h15, du lundi au vendredi (en fonction du besoin de la hiérarchie)

DESCRIPTION DE LA DIRECTION
Liaisons hiérarchiques :
- DRH, en charge de la Formation Continue du GHU
- Responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation

Liaisons fonctionnelles/Formation et coordination :
- Formateurs de Sainte Anne Formation
- Assistantes de formation (Sainte Anne Formation, IFCS, IFSI, Formation continue et Bibliothèque médicale)
- Personnels des services du GHU : la paie, les financiers, la DRH, les services logistiques, les achats
- Intervenants vacataires
- Clients : institutions, stagiaires et partenaires extérieurs

Présentation de l'équipe :
- 1 responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation
- 3 cadres consultants
- 2 assistantes de formation
- 1 ASH

MISSIONS
Missions principales :
Assurer l'organisation administrative et financière de certaines formations continue en inter et intra de SAF.

Activités afférentes à la mission principale :
Secrétariat de Sainte Anne Formation
Organisation logistique et administrative de Sainte Anne Formation
- Assurer l'organisation et la gestion administrative des formations et conférences en inter ou en intra (convocations des étudiants, élaboration des conventions de formation institutionnelles / individuelles, attestations pédagogiques, feuilles d'émargement, trombinoscope, élaboration des contrats ou conventions pour la rémunération des intervenants)
- Mise à jour de la plateforme informatique EFICASS destinée aux étudiants en collaboration avec le Webmaster.
- Collaborer ou élaborer sur les plaquettes de formations avec le service communication
- Aider sa collègue à l'élaboration du rapport d'activité, du bilan pédagogique et financier et toutes les activités avec les organismes certificateurs (ANDPC et la DIRECCTE)
- Accueil des stagiaires et présence sur le site de formation (métro chevaleret) le cas échéant
- Préparer l'arrivée d'un logiciel de formation et utilisation du logiciel de formation

Liaisons avec les services du GHU

- Etablir les documents permettant de rémunérer les intervenants externes et les transmettre au service paie (tableaux de rémunération et contrats des vacataires)
- Etablir ou contrôler les frais de mission, permettant les remboursements des intervenants puis les transmettre au service de la paie
- Mettre à jour le fichier des intervenants
- Commander les billets des intervenants sur la plateforme Carlson Wagon Lits, puis transmission à la DRH
- Etablir et transmettre la facturation des formations au service des finances

Missions communes :
-Aider ponctuellement l'autre secrétaire sur son propre secteur d'activité, en fonction de la charge de travail
-Assurer la transmission des informations nécessaires à la marche de Sainte Anne Formation

PROFIL
Compétences :
- Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation
- Connaissance des outils de bureautique
- Savoir organiser des formations
- Savoir collaborer à la mise en place de réunions et de manifestations évènementielles

Aptitudes :
- Sens de l'organisation et des priorités
- Rigueur, discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, disponibilité.
- Esprit d'initiative
- Esprit d'équipe
- Capacités d'analyse et de synthèse, d'organisation et d'autonomie

Experience: 6 Mois

Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.