Valneva est une société spécialisée dans le développement et la commercialisation de vaccins prophylactiques contre des maladies infectieuses générant d’importants besoins médicaux.
Valneva a une approche hautement spécialisée et ciblée et utilise son expertise dans les différents modes de vaccination pour développer des vaccins prophylactiques destinés à lutter contre ces maladies.
Le Groupe a mis à profit son expertise et ses infrastructures pour commercialiser avec succès trois vaccins et pour faire rapidement progresser un large éventail de candidats vaccins en développement clinique, et notamment ses candidats vaccins contre la maladie de Lyme, Shigella et Zika.
Nous recherchons un Assistant Administratif H/F dans le cadre d’un CDD de 6 mois, pour intégrer notre équipe basée à Saint-Herblain (Nantes). Sous la direction de la Secrétaire de Direction, vous assurerez les missions principales suivantes :
Réaliser diverses tâches administratives (50%)
Effectuer diverses tâches de secrétariat.
Participer à l’organisation des événements internes (QVT) pour le site de Nantes.
Réalisation de tâches administratives liées à notre système d'Assurance Qualité : soutien à l'archivage, édition de registres, mise en forme de documents, mise en place des procédures de signature, aide aux inventaires et à la mise en place d’indicateurs de performance.
Suivi de toutes les tâches ESG liées aux voyages.
Gestion de l’accueil et du standard 10H par semaine et à 100% lors du remplacement de la standardiste absente (congés etc…) (20 %)
Assurer l'accueil téléphonique et le transfert des appels.
Solliciter les services du standard téléphonique externe « Contaxium » lorsque cela est nécessaire.
S'assurer que les visiteurs sont correctement accueillis et dirigés vers l’interlocuteur approprié et que le registre des visiteurs est tenu à jour.
Gérer les réservations et préparer les salles de réunion selon les besoins (vidéoprojecteur, café/déjeuner …).
Commander les services de taxi.
Gérer la remise et la restitution de certains badges d'accès au site.
Mettre à jour le fichier concernant nos produits médicaux (effet secondaire, disponibilité, etc.)
Ouvrir et distribuer le courrier entrant.
Assurer l'affranchissement et l'acheminement du courrier quotidien par la poste (commander les fournitures postales).
Préparer, gérer et assurer l'envoi de lettres express, de colis express par différents services express (DHL, UPS, etc.) et s'assurer de leur bonne réception.
Publier sur le téléviseur d'accueil les informations quotidiennes du site de Nantes et, le cas échéant, les informations des autres sites du groupe.
Gestion des voyages (20%)
Gérer l'organisation des voyages d'affaires pour tous les salariés du périmètre France avec l'aide d'un prestataire externe.
Gérer les inscriptions aux congrès, conférences ou autres événements.
Réserver les chambres d'hôtel pour les salariés de Valneva provenant des autres sites du groupe et les visiteurs de Valneva, ainsi que leurs transferts
Mettre en place et alimenter un fichier comparatif des coûts des voyages d'affaires par département.
Contrôler les factures de voyage, de taxi et d'hôtel pour assurer le suivi budgétaire
Mettre en place et compléter au jour le jour un annuaire des hôtels réservés, des compagnies de taxis, etc.
Soutenir l’Assistante de Direction en son absence (10%)
Assurer la gestion de l'agenda du CBO - Directeur General Délégué
Remplir et suivre les notes de frais
Organiser les événements et réunions internes et externes
Les missions qui vous seront confiées pourront évoluer, cette liste n’est pas exhaustive.
Requirements
+ De formation initiale Bac à Bac+2 dans le domaine administratif, vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire.
+ Vous êtes dynamique avec le sens de l’organisation et doté(e) d’un excellent relationnel, vous faites preuve de discrétion et vous savez vous adapter à votre interlocuteur grâce à votre sens de l’écoute.
+ Bonne pratique du Pack Office
+ Maitrise de l’anglais indispensable.
+ Bonne connaissance de l’organisation de voyages
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