Assistante du maire et du directeur général des services

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L'assistante du Maire et du Directeur Général des Services apporte une aide permanente au Maire, aux Elus et au DGS, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Accueillir le public :
•Assurer l’accueil physique du public
•Gérer l’accueil téléphonique

Réceptionner, traiter et diffuser l’information :
•Enregistrer le courrier départ/arrivée de la commune
•Garantir le circuit des parapheurs des services
•Diffuser les informations au Maire, aux Elus, au DGS et aux services
•Rédiger et envoyer les courriers produits par le Maire, les Elus et la direction générale des services
•Préparer des dossiers pour le Maire et le DGS, selon les réunions / instances municipales
•Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
•Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Garantir l’agenda du Maire et du DGS
•Prendre les rendez-vous et organiser les réunions
•Rappeler les informations importantes
•Gestion des déplacements / congés du Maire et du DGS

Instances municipales – En collaboration avec la responsable des affaires juridiques
•Préparation des séances : convocation, ordre du jour, annexes obligatoires
•Suivi de la séance en cas d’absence de la responsable des affaires juridiques
•Formalités à accomplir après les séances : finalisation des délibérations + pièces annexes, transmission contrôle de légalité Profils recherchés •BTS Assistante de direction / Support à l’action managériale
•Maîtrise des outils de bureautique
•Maîtrise de l’expression orale et écrite
•Maîtrise des techniques d’accueil du public
•Maîtrise de la prise de notes

•Capacité d’adaptation
•Capacité à gérer les situations de stress
•Aptitude au travail transversal
•Bon relationnel
•Disponibilité et réactivité
•Aisance rédactionnelle
•Discrétion