Secrétaire de direction h/f

Informations sur le poste

Intitulé de l'offre

Secrétaire de Direction H/F

Filière MGEN + Métier ou Fonction

Secrétariat Assistanat - Secrétaire de direction

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Présentation du Site ou de la Direction

Le Pôle Soins de la MGEN compte une trentaine d’établissements sanitaires (SSR, Santé Mentale), médico-sociaux (EHPAD, Handicap) et centres médicaux et dentaires.

L’Institut MGEN La Verrière est un établissement sanitaire et médico-social (statut ESPIC). Sa nouvelle organisation regroupe sur le même site, les Pôles de Psychiatrie (de l’adolescence à la personne âgée) et un pôle de gériatrie(Médecine, USP, SMR et un EHPAD) pour un total de 485 lits.

Un plateau technique composé d’un département ERMS (éducation, …..) avec balnéothérapie et gymnase, et un centre de radiologie.

Un restaurant d’entreprise, un Service de Formations, un centre de documentation et une bibliothèque ainsi qu’un ’IFSI sont également présents sur le site.

Implanté sur le territoire de santé Sud Yvelines, situé à 35km de Paris, l’établissement est accessible par le RN10 et est à proximité de la gare SNCF de la Verrière, accessible depuis Paris par la gare Montparnasse ou la Défense. Un parking est présent sur le site.

Etablissement certifié par l’HAS »qualité des soins confirmée » en Mars 2023.

l’ Institut MGEN de La Verrière est engagé dans la certification AFNOR sur la thématique Démocratie en santé dans le cadre des engagements de qualité de service.

Missions confiées

En collaboration et sous l’autorité du directeur d’Etablissement, l’assistant(e) de direction collabore et assiste le Directeur de l’établissement dans la préparation des dossiers, le suivi et l’application des décisions conformément aux objectifs stratégiques poursuivis et définis par le projet d’établissement de l’Institut MGEN de La Verrière et dans la conduite des projets portés par la Direction.

Elle /il exerce des fonctions transversales et travaille en étroite collaboration avec les membres de l’équipe de direction ainsi que les différents responsables médicaux, soignants et des fonctions support.

Elle / il organise et coordonne la rédaction et la diffusion des informations au sein de l’établissement et en externe.

Ses missions principales sont les suivantes :

1. Planification et organisation de réunions (invitations, réservation de salles, préparation des dossiers, envoi des documents par exemple),
2. Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes-rendus par exemple),
3. Accueil physique et téléphonique de qualité,
4. Préparation des dossiers nécessaires aux réunions,
5. Gestion du courrier dont courriels (saisie, diffusion) et de l’archivage des dossiers de la direction générale,
6. Mise en forme, diffusion et archivage des notes de service et des notes d’information,
7. Organisation des agendas, des déplacements,
8. Participation à la gestion administrative des conventions et des délégations de signature,
9. Tenue et diffusion du tableau des astreintes administratives, techniques et logistiques,
10. Mise à jour de l’annuaire de l’établissement,
11. Accompagner et promouvoir les actions retenues par la Direction,
12. Appui au projet d’établissement.

Profil recherché

Niveau Bac +2

Le salarié doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 type assistant de direction et compter trois ans d’expérience sur un poste similaire en secteur sanitaire.

Compétences requises

SAVOIR-FAIRE

· Maîtrise du Pack Office

· Maîtrise des outils MGEN

· Maitrise de la construction de tableaux de bord pour réaliser les suivis

· Sens de l’organisation, de la gestion des tâches multiples et des priorités

· Capacités rédactionnelles

· Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de ses actions

· Connaissance de l’organisation sanitaire et médicosocial et de son environnement

· Respect des procédures administratives et des délais.

SAVOIR-ETRE

· Sens du travail en équipe

· Esprit d’initiative et force de proposition

· Rigueur et fiabilité

· Aisance relationnelle et sens de la diplomatie

· Discrétion professionnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires hebdomadaires : 9h30-17h30 du lundi au vendredi

Pourquoi nous rejoindre ?

· Convention collective FEHAP (CCN 51) renforcée par de nombreux accords d’entreprise MGEN

· Rémunération en application de la convention collective avec reprise de l’ancienneté et application des mesures Ségur

· Participation transport

· Mutuelle Groupe (avec prise en charge de 65% par l’employeur - formule de base) et prévoyance

· Accord d’intéressement avec abondement et un Plan d’Epargne Entreprise

· Compte Epargne Temps

· Mobilité au sein du groupe possible et accompagnée

· Accès aux œuvres sociales de la MGEN et du CSE (chèques vacances, chèque culture, colonies de vacances, chèque CESU, frais de crèche, coupons sports, frais de rentrée, catalogue voyages, aide aux devoirs, bourse d'études...)

· Restaurant d’entreprise

· Aides au logement via le dispositif Action logement

· Accès Gratuit à un réseau de Psychologues // Assistants sociaux

· Engagements forts sur la formation professionnelle pour accompagner les collaborateurs sur le développement des compétences

Le groupe MGEN s'engage pour la Diversité et le Handicap et garantit l'égalité des chances. Nos postes sont ouverts à tous.