En tant que chargé(e) de gestion, vous appuyez les équipes opérationnelles dans l'élaboration et l'exécution administrative et financière de leurs opérations au travers notamment de marchés publics complexes (rédaction des pièces administratives, suivi des engagements et de la facturation, DGD), et d'actes fonciers. Vous participez à l'élaboration des procédures du service, et au suivi de leur application (tableaux de bords, contrôle interne, formation), et êtes référent à l'échelle du service sur plusieurs outils partagés.
Concrètement vos missions seront les suivantes :
1. Assistance à la gestion opérationnelle (en propre) :
o Gestion administrative des marchés publics d'accords-cadres transverses portés par le service.
o Gestion et animation du volet facturier des marchés publics du service.
o Référent pour les clauses sociales des marchés publics du service.
o Référent pour la prévention-sécurité des agents du service sur chantier.
o Appui aux équipes opérationnelles pour le traitement de productions spécifiques, la constitution de dossiers ponctuels, la mise en place et le suivi d'outils collaboratifs.
2. Assistance au secrétariat (en relais de l'assistante de direction durant ses absences) :
o Enregistrement, diffusion et classement du courrier (entrant et sortant), et gestion du courrier sur ELISE.
o Gestion de la messagerie du service, des dossiers et outils de suivi secrétariat, du matériel, des demandes liées aux arrivées et départs d'agents, et de l'archivage (papier et numérique).
o Secrétariat du service SGVE (courrier, appuis ponctuels).
Compétences techniques : Connaissance du service, de son environnement, de sa réglementation et des principaux interlocuteurs. Maîtrise des outils bureautiques (suite office notamment). Connaissance des marchés publics. Connaissance des règles de classement et d'archivage.
Compétences transversales : Autonomie et rigueur. Respect des échéances et priorisation des tâches. Prise d'initiative, sens de l'organisation, goût pour la précision. Adaptabilité, réactivité et disponibilité.
Compétences relationnelles et aptitudes : Sens de la communication et de l'écoute. Savoir s'adapter aux situations et aux interlocuteurs. Sens de la discrétion dans le cadre de la gestion des dossiers personnels des agents. Sens du travail en équipe et très bon relationnel pour gérer les relations et interfaces internes / externes.
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