Vos principales missions seront les suivantes : - assurer le suivi des dossiers administratifs : vous enregistrez et suivez, via l'application AGORA, les projets d'arrêtés et délibérations, et mettez à jour les tableaux de préemptions et de délibérations conformément au rétroplanning des assemblées délibérantes. - garantir la communication interne et externe : vous prenez des notes et rédigez divers courriers et comptes-rendus de réunions. Gérez l'envoi et le suivi des courriers de l'unité pour assurer une circulation fluide de l'information. - optimiser la gestion documentaire : vous mettez à jour et organisez l'arborescence informatique de l'unité, assurez les circuits « parapheur » et veillez à l'archivage rigoureux des dossiers. - coordonner l'agenda et la logistique : vous gérez les agendas de l'unité, planifiez et organisez les rendez-vous, ainsi que la logistique des réunions et des missions (réservation de salles, invitations, suivi des présences, etc.). - accueillir et orienter les interlocuteurs : vous assurez un accueil physique chaleureux du public, répondez aux appels téléphoniques et filtrez les courriers électroniques et autres demandes, en hiérarchisant les informations selon leur urgence et priorité. - contribuer au suivi des activités : vous mettez à jour les tableaux de bord d'activité et les applications métiers, et saisissez ponctuellement des données dans le système DDF pour une meilleure gestion des dossiers. - apporter un soutien transversal en remplaçant en cas d'absence les assistantes du service et vous prenez en charge toute mission confiée par votre responsable hiérarchique.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.