Secrétaire général de mairie/ liste d'aptitude, promotion interne

SECRETAIRE GENERALE DE MAIRIE

Mission du poste : Collaboratrice du Maire et des élus municipaux, vous assurez la

mise en œuvre des activités de la Mairie de ZICAVO

ACTIVITES PRINCIPALES

Assistance à l'autorité territoriale
- Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal
- Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
- Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).

Elaboration du Budget /dossiers de subventions / urbanisme
- Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie
- Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
- Comptabilité
- Etablissement de la paye
- Gestion de l'urbanisme

Secrétariat du Maire et des élus
- Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...).
- Participer aux réunions diverses

Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d'Etat Civil :
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil
- Rédiger les actes de l'Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages.
- Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes :
- Apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).

Formalités administratives diverses
-Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes - suivi avec les autorités militaires

Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière
- Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d'attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l'actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect.

Ressources humaines
-Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers des agents
-Suivi de l'absentéisme, des dossiers d'assurance statutaire
-Elaborer les actes administratifs

Autres activités
-Participation à l'accueil physique et téléphonique du public

Polyvalence
-Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

COMPETENCES MOBILISEES
- Connaissances des Instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes
- Code général des collectivités territoriales
- Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M57)
- Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
- Sens du contact, et de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie, Initiative
- Discrétion
- Forte disponibilité
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) - Logiciels spécifiques (MillesimeWeb, VisuDGFIP)